Grafika: Europeana   Prawa: Domena publiczna

Archiwa państwowe realizują ważną funkcję społeczną jako instytucje opiekujące się dziedzictwem. Zazwyczaj wymieniane są jednym tchem z galeriami, bibliotekami i muzeami (tzw. GLAM od ang. galleries, libraries, archives, museums). A jednak – o ile chyba każda osoba wie, do czego służy biblioteka i co znajdzie w galerii sztuki (nawet jeśli z nich nie korzysta…), o tyle archiwa owiane są pewną aurą tajemnicy i niedostępności nawet dla wielu entuzjastów kultury.
Dobrze uświadomić sobie podstawowe fakty na ich temat, żeby móc w pełni wykorzystać ich potencjał.

1. Co to jest archiwum?
Z definicji, słowo “archiwum” wywodzi się z greki i jest związane z “magistratem”, czyli “centrum administracji i rządzenia miastem”. Faktycznie, pierwsze archiwa były tworzone już w starożytności przez administrację polis. Zawierały takie informacje o obywatelach, które państwo mogło wykorzystać w przyszłości do swojego funkcjonowania – np. powołania do wojska, przeprowadzenia sprawy spadkowej czy nałożenia i egzekwowania podatku. W pewnym sensie rozwój struktur państwowych był możliwy właśnie dzięki nim.
Na terenach polskich archiwa – świeckie i kościelne – były tworzone i zabezpieczane co najmniej od końca XIII wieku. Jednak rozwój archiwów w takiej formie, w jakiej znamy je dzisiaj związany był z demokratyzacją społeczeństw w XIX wieku (zapewniał obywatelom możliwość kontroli nad urzędami państwowymi, jednocześnie wzmacniając biurokratyzację).

2. Po co jest archiwum?
Archiwa są instytucją wiary publicznej (tzn., że stanowią źródło informacji na tyle wiarygodnych, że uznawanych za prawdziwe np. przez sądy), wyrazem społecznego funkcjonowania ludzi. Celem istnienia archiwów jest przechowywanie istotnych dokumentów. Istotne dokumenty to takie, które w przyszłości zapewnią wiedzę następnym pokoleniom o tym, jak w pewnym czasie funkcjonowało państwo, jego organy, instytucje i organizacje społeczne, jak wyglądała kultura, sztuka, zdrowie i życie zawodowe obywateli. Wreszcie archiwum ma świadczyć też o tym, jak wyglądały stosunki między obywatelem a państwem. Informacje zbierane obecnie zapewniają materiał do badań nad nami przyszłym historykom.

3. Jak się w tym połapać?
Zasadniczo system archiwów w Polsce ma charakter scentralizowany. Wszystkie archiwa należące do sieci archiwów państwowych podlegają w mniejszym lub większym stopniu Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych. Poza jego kontrolą pozostają tylko archiwa kościelne i prywatne.

W największym skrócie, możemy wyodrębnić cztery typy archiwów państwowych.

1. Archiwa o charakterze lokalnym. Przechowują dokumenty wytworzone w danym regionie, związane z administracją samorządową. Jest ich 30.
2. Archiwa centralne. Przechowują i gromadzą dane o znaczeniu państwowym, tj. wydane przez Ministerstwa i inne instytucje o zasięgu państwowym. Są trzy takie jednostki:
   a. Archiwum Główne Akt Dawnych – opiekuje się dokumentami powstałymi przed 1918 rokiem
   b. Archiwum Główne Akt Nowych – odpowiada za dokumenty powstałe po 1918 roku
   c. Narodowe Archiwum Cyfrowe – zbiera materiały audiowizualne i ikonograficzne
3. Archiwa zakładowe. Mają gromadzić swoje własne dokumenty wytwarzane w danej organizacji sektora publicznego, a po 25 latach (lub później) przekazywać je do archiwów lokalnych lub centralnych. Szczególnie cenne archiwa zakładowe prowadzą takie organizacje jak Główny Urząd Statystyczny czy Polska Akademia Nauk.
4. Archiwa wyodrębnione. Ze względu na to, że zawierają informacje strategiczne z punktu widzenia interesu państwowego, archiwa te prowadzą bardziej restrykcyjną politykę dostępu do zbiorów. Do archiwów wyodrębnionych zalicza się przede wszystkim te należące do: Sejmu i Senatu, MSZ, MON, Agencji Wywiadu, MSWiA, Instytutu Pamięci Narodowej oraz Centralne Archiwum Wojskowe. Zasadniczo dokumenty umieszczone w tych archiwach powinny być przekazane do archiwów centralnych/lokalnych po 50 latach.

Ponadto NDAP oraz IPN współpracują z archiwami zagranicznymi zawierającymi tzw. polonica. Jednym z najważniejszych jest archiwum Międzynarodowego Biura Poszukiwań, którego zadaniem jest pomoc ofiarom hitleryzmu.

4. Co trafia do archiwów?
Zasób archiwalny wyznacza granicę między tym, co prywatne, a tym, co jest sprawą publiczną.
Przede wszystkim, archiwa są odpowiedzialne za nadzór nad państwowymi i niepaństwowymi zasobami archiwalnymi. Państwowe zasoby archiwalne to dokumenty wytwarzane przez instytucje publiczne. Niepaństwowe zasoby to dokumenty wytwarzane przez stowarzyszenia, fundacje, związki zawodowe itp., czyli przez podmioty tzw. “trzeciego sektora”. Ponadto każdy obywatel oraz każdy podmiot gospodarczy może przekazać swoje własne, prywatne świadectwa do archiwum, jeśli uważa, że posiadają trwałą wartość historyczną, tzn., że mogą być interesujące dla kogoś obcego, w przyszłości (patrz projekt “Zostań rodzinnym archiwistą”*).

Zanim dokument sektora publicznego trafi do archiwum, gdzie w końcu ma być przechowywany przez… wieczność, przechodzi ostrą selekcję pod kątem swojej wagi– w efekcie szacuje się, że obecnie archiwizowanych jest około 25% wszystkich wytwarzanych dokumentów.

5. Jak to ugryźć?
Czyli jak uzyskać jakąś informację z archiwum. Cóż, zależy z jakiego archiwum. Przede wszystkim należy zastanowić się, czy interesujący nas dokument podlega opiece archiwum lokalnego, centralnego, czy innego? Czy był wydany przez władze lokalne czy przez zakład pracy? W którym roku? A może dotyczy spraw, które określilibyśmy jako „polityczne”?

Jeśli nie wiemy, gdzie szukać, możemy zawsze zwrócić się do Centralnego Ośrodka Informacji Archiwalnej działającego przy NDAP.

Jeśli chcemy poznać tajemnice służb specjalnych, mamy marne szanse. Centralne Archiwum Wojskowe może udostępnić wgląd w takie dane tylko do celów badań naukowych i to nie wcześniej niż 30 lat po dacie ich powstania. W celu uzyskania dostępu do takich danych należy zwrócić się o to z prośbą popartą listem polecającym instytucji naukowej. Ale, jeśli chcemy uzyskać jakieś informacje do celów prawno-administracyjnych (np. w celu przyznania statusu kombatanta), CAW dokona kwerendy za nas i we wszelkie potrzebne dane nas zaopatrzy.

Archiwa lokalne i centralne są bardziej przystępne i dostępne dla wszystkich użytkowników. Należy najpierw zapoznać się z opisem zespołów archiwalnych, jakie przechowywane są w danej instytucji. Jeśli zainteresuje nas jakiś zespół, zapoznać się z kolei z jego inwentarzem, czyli spisem wszystkich dokumentów, a następnie, jak w bibliotece, zamówić do czytelni wypełniając rewers. Dzięki digitalizacji możemy zrobić to też w domu, przez Internet (patrz pkt.6).

W oddziałach rejonowych Instytutu Pamięci Narodowej procedury uzyskania dostępu różnią się w zależności od informacji, jaką chcemy otrzymać. Ze względu na ochronę danych osobowych dostęp do „teczek” zakładanych przez organy bezpieczeństwa w okresie PRL mogą mieć wyłącznie osoby, których dana teczka dotyczy, lub członkowie najbliższej rodziny, jeśli dana osoba już nie żyje. Każdy obywatel ma natomiast prawo do zapoznania się z dokumentami na temat osób publicznych (pełniących ważne funkcje przed lub po 1989 roku), ale też tylko po ukryciu w nich informacji natury „wrażliwej”, czyli osobistej.

6. Czy archiwa są dostępne online?
Tak! Największą i kompleksową bazą zasobów archiwalnych jest prowadzony przez NDAP portal www.szukajwarchiwach.pl. Przez tę wyszukiwarkę można uzyskać dostęp do zdigitalizowanych zasobów archiwów lokalnych oraz centralnych.
Co można tam znaleźć? M.in.: dokumenty Biura Odbudowy Stolicy, akt ślubu prezydenta Mościckiego, dokumenty Rządu Rzeczypospolitej na Uchodźstwie, poradnik obsługi czołgu, dokumenty getta Litzsmannstadt w Łodzi i wiele, wiele innych. Szukajwarchiwach.pl udostępnia obecnie ponad 14,5 mln dokumentów.

Inne duże serwisy prezentujące zdigitalizowane zasoby archiwalne to m.in.:
http://www.audiovis.nac.gov.pl – serwis Narodowego Archiwum Cyfrowego
www.genealodzy.pl – serwis Polskiego Towarzystwa Genealogicznego
http://www.karta.org.pl – strona Ośrodka Karta, na której znajdują się linki do archiwów społecznych.

*Program prowadzony przez NDAP ma dwa cele. Z jednej strony oferuje fachowe wsparcie dla osób, które interesuje zabezpieczenie rodzinnych archiwaliów. Z drugiej, archiwa zachęcają, by przekazać na ich rzecz interesujące dokumenty rodzinne, jeśli nie stanowią one pamiątki sentymentalnej.