Wirtualne Muzea Małopolski – wdrożenie i związane z tym wyzwania

Interpretacje_WMM

W 2016 roku ekultura realizowała studia przypadków dobrych praktyk wdrażania nowych technologii do działań instytucji kultury w Polsce. Ponieważ wiele z instytucji mierzy się z wyzwaniem stworzenia cyfrowych portali, w których prezentowane będą ich zdigitalizowane zbiory, postanowiliśmy opisać jak taki proces może wyglądać i na co należy uważać podczas jego realizacji. Studium powstało na przykładzie opracowywania i wdrażania portalu Wirtualne Muzea Małopolski. Portal ten został stworzony przez Małopolski Instytut Kultury przy współpracy z firmą MobileMS.

W kolejnej części studium przypadku, opisujemy kolejne kroki procesu wdrażania portalu. Pokazujemy, jak Małopolski Instytut Kultury współpracował z wykonawcą rozwiązania technologicznego i jakie lekcje wyciągnął dla siebie z tego procesu na przyszłość. Z tego tekstu dowiecie się także, jak ważne okazują się badania odbiorców tworzeniu atrakcyjnego portalu internetowego. 

Autorem opracowania jest Łukasz Maźnica, a jego całość dostępna jest pod adresem: http://ekultura.org/wp-content/uploads/2017/04/raport-wirtualne-muzea___wmm.pdf.

Realizacja projektu: w drodze do uruchomienia portalu

Kiedy wszystkie postępowania zostały zakończone, zespół RPD wspólnie z firmą MobileMS mógł przystąpić do bezpośredniej pracy nad repozytorium. Kooperacja w tym zakresie bazowała na regularnych spotkaniach warsztatowych, podczas których zespół „Wirtualnych” oraz pracownicy MobileMS omawiali kolejne etapy projektu. Na początku spotkania te realizowane były w bardzo szerokich zespołach, następnie – w miarę postępu prac – zaczęły się kształtować mniejsze grupy odpowiedzialne za przygotowanie poszczególnych elementów, czy to systemu do zarządzania treścią, czy też samego portalu. Warto też dodać, że każdemu z etapów działań towarzyszyły wewnętrzne testy, które były prowadzone w Małopolskim Instytucie Kultury w Krakowie przez członków zespołu RPD.

Alicja Sułkowska-Kądziołka: Prace z MobileMS odbywały się głównie w oparciu o metodę warsztatową. Mieliśmy do dyspozycji rozwijany przez MobileMS system i portal w wersji roboczej. Nie był oczywiście publicznie dostępny, znajdował się na serwerze firmy i tylko zespół roboczy miał do niego dostęp. Poszczególne elementy systemu były testowane wewnątrz zespołu roboczego w oparciu o stworzone scenariusze testów.

Jak deklarują obie strony, współpraca między zamawiającym (MIK), a wykonawcą (MobileMS) przebiegała w sposób sprawny i nie dostarczyła znaczących trudności. Tak dla firmy, jak i dla Małopolskiego Instytutu Kultury w Krakowie było to wówczas kluczowe przedsięwzięcie. Obie strony posiadały silną motywację, by efekt prowadzonych działań był jak najlepszy. MIK odpowiadał wizerunkowo przed 35 partnerami muzealnymi i jednocześnie nadzorował wydatkowanie znacznych środków na największy projekt technologiczny w swojej historii. Z kolei MobileMS upatrywał w Wirtualnych Muzeach Małopolski szansę na umocnienie swojej pozycji na rynku rozwiązań informatycznych oraz mobilnych dla sektora kultury i postrzegał opisywany projekt, jako sztandarowy element swojego portfolio.

Drzeworyt_WMM

Źródło: Drzeworyt „Widok Krakowa od północy” ze zbiorów WMM – http://muzea.malopolska.pl/obiekty/-/a/26855/1124880

 

 

 

 

 

 

 

Patrycja Musiał: Dla MobileMS był to wówczas największy projekt z sektora kultury, a być może największy w ogóle. W pracach nad Wirtualnymi Muzeami Małopolski uczestniczyło ok. 12 osób. „Około”, ponieważ skład tego zespół się oczywiście zmieniał. Myślę, że przez cały czas staraliśmy się elastycznie podchodzić do klienta. Tam wiele rzeczy było już wcześniej zdeterminowanych przez wniosek, z którego finansowany był projekt, ale myślę, że mimo tego udało nam się wspólnie z MIK rozwinąć to przedsięwzięcie o kilka ciekawych elementów. Dla firmy to było wtedy bardzo ważne, żeby jak najlepiej zrealizować ten portal i mam przekonanie, że to się udało, że możemy być dumni z efektów tej pracy. Do dzisiaj projekt ten jest zresztą ważnym punktem portfolio MobileMS i nawet gdy się wejdzie na stronę internetową firmy to od razu można dostrzec, że współpracowaliśmy z MIK i UMWM przy Wirtualnych Muzeach Małopolski.

Patrycja Musiał – przedstawicielka firmy MobileMS, odpowiadała za komunikację Wirtualnych Muzeów Małopolski

 Fanka użytecznych rozwiązań i nieliniowego sposobu myślenia.  Historyczka sztuki z wykształcenia. W praktyce: związana z NGO ekspertka od funduszy unijnych, trenerka i coach biznesowy w procesie certyfikacji. W razie potrzeby PR i social media ninja, czasem wykładowczyni, kuratorka i product owner. Zajmuje się nowymi technologiami dla kultury, zaczynając od narzędzi promocyjnych, przez aplikacje mobilne, po repozytoria treści cyfrowych. W ostatnich latach, jako konsultantka i project manager, uczestniczy w projektach IT dla muzeów i administracji publicznej oraz III sektora.

 

Mimo pozytywnego finału prac nad portalem, podczas opracowywania tak dużego repozytorium, nie sposób było uniknąć doraźnych trudności, które na bieżąco były rozwiązywane przez MIK oraz MobileMS. Jedną z nich było znaczne skomplikowanie portalu, jakiego oczekiwał zespół „Wirtualnych”. Małopolski Instytut Kultury podszedł do tworzonego repozytorium w sposób zbliżony do planowania dużego wydarzenia kulturalnego. Oznacza to, że zespół WMM chciał zaspokoić gusta jak największej liczby odbiorców i stworzyć bardzo rozbudowane repozytorium, w którym każdy będzie mógł znaleźć interesujące go treści. Kinga Kołodziejska, która podzieliła się powyższą refleksją, wskazuje jednocześnie, że dziś zasadne wydaje jej się dążenie do prostszej formy portalu – repozytorium z mniejszą liczbą funkcjonalności dodatkowych, ale za to z jaśniejszym przekazem, wskazującym do kogo adresowana jest tworzona strona i poszczególne jej elementy.

Kinga Kołodziejska: Podczas realizacji naszego projektu stosowaliśmy bardzo dużo pracy warsztatowej, czyli wspólnego wypracowywania koncepcji poszczególnych elementów portalu. Pamiętam, że wykonawca coraz szerzej otwierał oczy, bo chyba nie spodziewał się, że repozytorium ma być aż tak skomplikowane. Mieliśmy wówczas bardzo wiele pomysłów na to, co ma się znaleźć w portalu. Zależało nam m.in., żeby poszczególne zasoby się ze sobą wiązały lub żeby był duży zakres edytowalności wszystkich danych. Dopiero później okazywało się, jak jest to trudne, szczególnie w tak krótkim czasie. Teraz też wiem, że za dużo chcieliśmy naraz. Obecnie jestem bardzo za prostotą, za tworzeniem mniejszych projektów lub – jeśli mówimy o większych przedsięwzięciach – to wykonywaniu ich w małych kawałkach. Te kilka lat temu chcieliśmy uruchomić bardzo dużo funkcjonalności, byliśmy – tak sobie myślę – bardzo ambitni i nie do końca rozumieliśmy jeszcze świat cyfrowy. Powiedziałabym, że myśleliśmy wówczas, że tworzenie „Wirtualnych” jest jak organizowanie wydarzenia kulturalnego, na którym jest i wykład i spacer edukacyjny i warsztat dziecięcy – wszystko w jednym. Myśleliśmy, ze na jednym portalu da się to zrobić. Dziś wydaje mi się, że ludzie i tak nie chcą mieć tak wielu funkcjonalności. Chcą mieć konkret i komfort – wejść na portal i wiedzieć, do czego on służy i co z grubsza można w nim znaleźć lub zrobić.

Kolejnym wyzwaniem, jakie należało pokonać tworząc Wirtualne Muzea Małopolski, było podzielenie prac nad poszczególnymi merytorycznymi częściami składowymi repozytorium pomiędzy wielu różnych wykonawców. Tworząc wniosek projektowy założono, że firma wykonująca portal będzie zajmować się przede wszystkim stroną programistyczną i komunikacją wypracowanego rozwiązania. Elementy, takie jak stworzenie identyfikacji graficznej (tu m.in. logotyp portalu) czy stworzenie tekstów umieszczanych w „Wirtualnych”, powierzono innym wykonawcom. Skutkiem tego rozdrobnienia były opóźnienia, które regularnie pojawiały się w związku z oczekiwaniem na kolejne elementy tzw. „contentu” merytorycznego.

Alicja Sułkowska-Kądziołka: Jednym z wyzwań podczas naszej pracy z wykonawcą systemu były pojawiające się opóźnienia.Nie były one jednak związane bezpośrednio z działaniami firmy MobileMS, tylko z tym, że np. przesuwały się terminy oddania grafik lub że my mieliśmy opóźnienia w pracach digitalizacyjnych albo że nie byliśmy w stanie umieścić na czas „interpretacji”, bo one były wykonywane przez inną firmę wyłonioną w drodze konkursu. (…) A finalnie wszystkie te elementy w jedną całość miał złożyć wykonawca systemu i on miał sprawić, żeby to wszystko działało. . Na pewno było to dla nich utrudnienie. Staraliśmy się też elastycznie i otwarcie rozmawiać, bo oni sami mówili, że im zależy na tym, żeby portal był dobrze zrobiony, ciekawy, bo ma stanowić również ich wizytówkę. Mieliśmy takie poczucie, ze działamy we wspólnym celu.

Interpretacje_WMM

Źródło: Fragment interaktywnej części strony z tzw. „interpretacjami” http://muzea.malopolska.pl/interpretacje/-/a/historie-ksiazkowe

 

 

 

 

 

 

 

Dużym wyzwaniem w pracy nad opisywanym repozytorium była także znaczna liczba nowatorskich wówczas funkcji, jakie zespół WMM chciał umieścić w tworzonym portalu. Wiele z nich było autorskimi pomysłami Małopolskiego Instytutu Kultury w Krakowie. Potęgowało to problemy z realizacją tych elementów, bowiem nie było przykładów, do których można było się odwołać, by w prosty sposób wyjaśnić programistom MobileMS, jakie są oczekiwania „Wirtualnych”. W świetle minionych doświadczeń zespół WMM podkreśla, że wskazywanie partnerowi informatycznemu możliwie dużej liczby analogicznych (lub choćby zbliżonych) rozwiązań znacznie ułatwia wspólną pracę i wzajemne zrozumienie.

Kinga Kołodziejska: Żeby tak duży portal, jak Wirtualne Muzea Małopolski, działał prawidłowo niezbędne są umiejętności i doświadczenie. Takiego portalu jak nasz wówczas po prostu w Polsce nie było. Repozytorium dziedzictwa z taką ilością powiązań, różnorodnych i trudnych technicznie danych… To wymagało od nas wypracowania wspólnego języka, którym moglibyśmy komunikować się z zespołem programistów. Nie od początku ta komunikacja między wykonawcą a zamawiającym przebiegała sprawnie. To wymagało czasu, aby wykonawca zrozumiał czego my chcemy i – jednocześnie – abyśmy my zrozumieli, co oni są w stanie zrobić. Dużo się teraz mówi o humanistyce cyfrowej. Ja myślę, że to jest właśnie to – takie stworzenie języka, który pozwoli nam wyraźnie mówić, czego poszukujemy. Mówić to w sytuacji, gdy po jednej stronie stołu siadają graficy i programiści, a po drugiej kulturoznawcy. Czasem wystarczy coś pokazać – jakiś przykład, który istnieje i został wprowadzony w innym miejscu. Wtedy niestety takich przykładów nie było zbyt wiele. Teraz jest to trochę łatwiejsze.

Zespół WMM przyznaje, że w ich własnej opinii, Małopolski Instytut Kultury w Krakowie był dla MobileMS trudnym klientem. Łączył w sobie bowiem cechy niezdecydowanego i niedoświadczonego zamawiającego. Jak wspomina Alicja Sułkowska-Kądziołka, często dochodziło do sytuacji, w których MIK dawał wykonawcy swobodę w pewnych obszarach projektowych, a następnie zmieniał zdanie i starał się dokładnie określić, jak powinny wyglądać poszczególne elementy repozytorium. W wielu przypadkach wynikało to z braku doświadczenia zespołu „Wirtualnych”. Dopiero podczas realizacji projektu uczyli się oni, jak w praktyce realizuje się duże przedsięwzięcia technologiczne i jak należy współpracować z programistami.

Alicja Sułkowska-Kądziołka: Wielokrotnie zdarzało się, że mówiliśmy MobileMS „macie wolną rękę”, a później przychodziliśmy i mówiliśmy „a to jest to? No to nie. Takie to nie.”. Bez wątpienia byliśmy kapryśnym zamawiającym, który nie do końca jasno precyzował i wyjaśniał, co chce uzyskać. To wynikało najczęściej z tego, że my sami nie umieliśmy tego nazwać. Mieliśmy pomysły, ale po pierwsze nie wiedzieliśmy, czy są one dobre, po drugie nie wiedzieliśmy, czy te propozycje są w ogóle wdrażalne technicznie, a w końcu po trzecie zdarzało się też tak, że mieliśmy pięć osób w zespole i każda miała inne wyobrażenia, choć wydawało nam się, że mówimy o tym samym.

Innym problemem, o którym w przeprowadzonych rozmowach, wspominały tak przedstawicielki „Wirtualnych”, jak i Patrycja Musiał z MobileMS, była rozproszona decyzyjność, jaka pojawiała się kilkukrotnie po stronie zamawiającego. Trzeba tu pamiętać, że MIK – choć odpowiadał za wszystkie merytoryczne działania w projekcie – nie był liderem opisywanego projektu. Rola ta spoczywała w rękach Urzędu Marszałkowskiego i kluczowe dla „Wirtualnych” decyzje musiały zapadać na linii uzgodnień pomiędzy UMWM – dyrekcja MIK – zespół WMM.

Alicja Sułkowska-Kądziołka: Programiści MobileMS spotykali się z nami, „burzomózgowaliśmy”, a później oni starali się z tego coś wyciągnąć i zaproponować jakieś rozwiązania. Działo się tak nawet wówczas, gdy zdania wewnątrz zespołu były rozbieżne. Jednocześnie, trzeba powiedzieć, że po naszej stronie nie było wówczas jasności, co do tego kto jest odpowiedzialny za to, żeby podejmować decyzje. Zawsze w pewnym momencie padało pytanie „kto jest tą ostateczną instancją?” I tu nie było jasnej odpowiedzi.

 

Patrycja Musiał: Zdarzały się takie sytuacje, że brakowało osoby decyzyjnej w tym projekcie. To nie wynikało absolutnie z niczyjej złej woli. Po prostu projekt był skonstruowany w taki sposób, ze po stronie zamawiającego pojawiało się wiele różnych podmiotów. Mieliśmy zespół „Wirtualnych”, z którym przede wszystkim współpracowaliśmy, ale od czasu do czasu, przypominał o sobie lider w postaci UMWM, a gdzieś w tle musimy pamiętać o 35 muzeach, które były zaangażowane w to przedsięwzięcie. W ten sposób ścieżka decyzyjna potrafiła się bardzo wydłużyć i zdarzało się tak, że przyjęliśmy już pewne ustalenia, a potem musieliśmy je zmieniać, bo na którymś etapie ktoś z miał inną koncepcję.

Etapowość i testy – potencjał do poprawy projektu technologicznego

Finalnie, mimo napiętego harmonogramu, portal udało się uruchomić zgodnie z wymaganiami projektowymi, tj. we wrześniu 2013 roku. Dziś – w oparciu o przeprowadzone wywiady – można stwierdzić, że tak wykonawca, jak i zamawiający pozytywnie wspominają wspólną pracę. Jednocześnie jednak, obie strony wskazują obszary, które mogłyby ulec poprawie przy kolejnych, podobnych przedsięwzięciach, tak by efekt kooperacji lub jej jakość była jeszcze lepsza.

Jednym z takich elementów jest w opinii Patrycji Musiał metodyka pracy, która została zastosowana podczas tworzenia Wirtualnych Muzeów Małopolski. Posługując się językiem zarządzania, sposób pracy przyjęty w 2012 roku przy wdrażaniu repozytorium, należałoby określić mianem „wodospadowego” zarządzania projektem. Metodykę tę charakteryzuje kluczowe znaczenie dokumentu koncepcyjnego, który opracowywany jest na początku pracy projektowej. Wyznacza on większość przyszłych działań i efektów, jakie oczekiwane są od projektu technologicznego. Jednocześnie – w ramach prac programistycznych – dokument ten nie powinien ulegać znacznym zmianom. Po jego opracowaniu cały projekt zmierza do tego, by – przy minimalnym zakresie zmian – wdrożyć rozwiązanie zgodne z przyjętymi założeniami. W przypadku „Wirtualnych” na ów dokument koncepcyjny złożyły się zapisy wniosku dotacyjnego, SIWZ oraz ustalenia poczynione podczas wspólnych spotkań warsztatowych w początkowej fazie współpracy.

Z dzisiejszej perspektywy lepszą metodyką pracy przy tak dużym przedsięwzięciu wydaje się tzw. scrum. Pod nazwą tą kryje się tzw. zwinna metoda pracy nad projektem technologicznym. Charakteryzuje ją większa etapowość prowadzonych prac. Zgodnie z zasadami scrum, zespół programistyczny powinien w krótkich odstępach czasu prezentować kolejne elementy portalu, które następnie poddawane są recenzji zamawiającego i ewentualnym udoskonaleniom. Cały proces pracy bazuje tu na licznych iteracjach i ciągłym weryfikowaniu postępów osiąganych przez zespół programistyczny (m.in. ich zgodności z oczekiwaniami zamawiającego).

Patrycja Musiał: Nasza miniona praca nad Wirtualnymi Muzeami Małopolski bazowała na tzw. metodzie wodospadowej. Z perspektywy czasu wydaje mi się, że to rozwiązanie się sprawdziło, ale – jednocześnie – przy tak dużym projekcie nie była to optymalna ścieżka. To wyglądało tak, że powstały ogólne założenia dla tworzonego repozytorium. One wynikały i zapisów wniosku i z przebiegu spotkań warsztatowych. Potem rozpoczęła się już praca programistyczna nad portalem zgodnym z wypracowanymi założeniami. I tu pojawia się słabość metody wodospadowej – mam tu na myśli, że wodospad ma to do siebie, że ciężko go zatrzymać w połowie drogi. W efekcie, rzeczy wypracowane na początku tylko w ograniczonym zakresie mogły ulegać zmianie. Dziś pewnie skorzystalibyśmy z najmodniejszych obecnie, zwinnych i iteracyjnych metod – np. z metody scrum. Tam praca podzielona jest na wiele mniejszych etapów, które następują po sobie. W tej metodyce jest więcej miejsca na bieżące ustalanie detali portalu. Myślę, że to się lepiej sprawdza przy takich dużych przedsięwzięciach. Wydaje mi się też, że to by dobrze „zadziałało” przy współpracy z klientem, który ma względnie małe doświadczenie w pracy nad projektami technologicznymi.

Wartościowym elementem przywoływanego sposobu pracy jest możliwość wykonywania częstych testów i bieżącego doskonalenia tworzonego rozwiązania. Na dużą wartość testowania tworzonych rozwiązań technologicznych zwracają dziś uwagę także przedstawiciele Wirtualnych Muzeów Małopolski. Budując pierwszą wersję portalu, zespół WMM ograniczał się wyłącznie do wewnętrznych testów portalu. Dziś – w kontekście przyszłych prac nad Wirtualnymi Muzeami Małopolski „2.0” – za niezbędne uważają oni regularne testy prowadzone z potencjalnymi użytkownikami portalu.

Alicja Sułkowska-Kądziołka: Dziś wiemy już, że w projektach technologicznych niezbędne jest stałe badanie odbiorców. Mowa tu zarówno o analizowaniu ich potrzeb i oczekiwań względem tworzonego portalu (to szczególnie w początkowej fazie projektowania), jak i o testach, gdzie posadzimy użytkowników przed naszym portalem (lub jego prototypem) i np. sprawdzimy, jak oni nawigują po tej stronie. To pozwala nam zobaczyć, co jest dla nich intuicyjne, a co wprost przeciwnie. Podczas takich testów dobrze widać, jak można zepsuć nawet najlepsze pomysły, kiedy coś się nadmiernie udziwnia lub komplikuje.

Zespół WMM ma już pierwsze doświadczenia w tym zakresie. W minionym roku „Wirtualne” korzystały z badań użyteczności, przygotowując się do budowy drugiej odsłony portalu. Jak wskazują przedstawiciele „Wirtualnych”, dziś nie mają wątpliwości, że dopiero podczas zewnętrznych testów możliwe jest dostrzeżenie wielu niedoskonałości rozwiązania technologicznego, które nie są zauważalne dla osób dobrze znających projekt.

Alicja Sułkowska-Kądziołka: Udało nam się przeprowadzić takie testy już po formalnym zakończeniu realizacji projektu. Zaprosiliśmy grupę użytkowników – edukatorów, muzealników, pasjonatów – łącznie kilkanaście osób, które zostały posadzone przed portalem i dostały pewne zadania do wykonania na portalu. Firma realizująca te badania nagrywała zachowania tych osób (ich twarze oraz ruchy myszką na ekranie). Mieliśmy wgląd w te wszystkie nagrania i raport zawierający analizę tych zachowań. Pokazało nam to wiele istotnych kwestii, w tym sporo takich, których się kompletnie nie spodziewaliśmy. Okazało się, że stale pracując w systemie, będąc „w środku” pewnych, nawet oczywistych, problemów nie dostrzegamy. Dopiero ta grupa badawcza pozwoliła nam to zrozumieć. To doświadczenie pokazało nam, że bezwzględnie musimy oprzeć się w przyszłości na badaniach odbiorców – takich realnych ludzi posadzonych przy portalu.

Przechwytywanie4