Wirtualne Muzea Małopolski – przygotowanie wniosku i wybór wykonawców

Wawel_fot. Marek Święch

Ponieważ wiele z instytucji mierzy się z wyzwaniem stworzenia cyfrowych portali, w których prezentowane będą ich zdigitalizowane zbiory, postanowiliśmy opisać jak taki proces może wyglądać i na co należy uważać podczas jego realizacji. Studium powstało na przykładzie opracowywania i wdrażania portalu Wirtualne Muzea Małopolski. Portal ten został stworzony przez Małopolski Instytut Kultury przy współpracy z firmą MobileMS.

W drugiej części przygotowanego studium, opisujemy drogę (warto od razu dodać, że niełatwą drogę) jaką przeszedł Małopolski Instytut Kultury poszukując wykonawców dla projektu Wirtualne Muzea Małopolski. Z tego tekstu dowiecie się także, jakie wskazówki dla osób, które dopiero stoją przed wyborem wykonawców mają osoby tworzące WMM. 

Autorem opracowania jest Łukasz Maźnica, a jego całość dostępna jest pod adresem: http://ekultura.org/wp-content/uploads/2017/04/raport-wirtualne-muzea___wmm.pdf.

Przygotowanie wniosku: jak zachować elastyczność

Gdy ogólny pomysł na opisywane przedsięwzięcie został już wypracowany, niezbędne było wykonanie kolejnego kroku w drodze do sukcesu „Wirtualnych”. Tym było przygotowanie wniosku, stanowiącego podstawę do uzyskania unijnego finansowania na opisywany projekt. Jak się później okazało, było to jedno z najtrudniejszych wyzwań, jakie stanęły przed zespołem Wirtualnych Muzeów Małopolski (liczącym wówczas dwie osoby). Wniosek aplikacyjny – mimo możliwości wprowadzania pewnych zmian na późniejszych etapach – warunkował całość dalszych prac nad WMM. Jednocześnie, szeroki zakres projektu powodował, że we wniosku należało określić szereg złożonych i niełatwych do jednoznacznego sformułowania zmiennych. Mowa tu m.in. o takich kwestiach, jak: specyfikacja sprzętu, który miał być zakupiony w celu wyposażenia Regionalnej Pracowni Digitalizacji, założeniach i wskaźnikach opisujących przyszły proces digitalizacji, czy w końcu ramowym opisie Wirtualnych Muzeów Małopolski i wszystkich funkcjonalności portalu.

Alicja Sułkowska-Kądziołka: To była ta pierwsza duża trudność. Musieliśmy stworzyć dokument, opisujący cały „wszechświat projektu” – wszystko od początku do końca. Dla innowacyjnego projektu jest to niezwykle trudne, gdyż cały czas zmieniają się trendy i stosowane rozwiązania. Stąd pewne rozwiązania powinny być tworzone na bieżąco.. Pomysły, które w danym momencie wydają nam się fantastyczne, nie przyjmują się i rok później nie są już stosowane przez nikogo. A jeśli teraz stworzymy sobie „na sztywno” specyfikację do zakupu sprzętu, „na sztywno” opis tego, co chcemy zrobić w portalu, jesteśmy „uziemieni”… Po prostu musimy zrobić tak jak zawarto w specyfikacji, bo w przeciwnym razie łamiemy zapisy umowy o dofinansowanie i prawa zamówień publicznych.

By uniknąć błędów w tworzonym wniosku, zespół odpowiedzialny za przygotowanie aplikacji starał się odwoływać do doświadczeń innych podmiotów i ekspertów. Trzeba tu jednak pamiętać, że opisywany okres to dopiero początek szerokiej fali projektów digitalizacyjnych w polskiej kulturze. W efekcie, mało kto mógł pochwalić się szeroką wiedzą z tego zakresu. Takie kompetencje dopiero się kształtowały i dziś zasób doświadczeń, do których można się odwołać jest znacznie bogatszy. Siedem lat temu nie było takiej możliwości i większość pomysłów na tworzony projekt zespół WMM musiał wypracować we własnym zakresie.

Kinga Kołodziejska: Początkowo mieliśmy sporo obaw w naszej instytucji w stosunku do tego projektu. To była duża rzecz, a jednocześnie nikt się tutaj na tym nie znał, brakowało nam kompetencji technologicznych. Pamiętajmy, że wtedy nie było w ogóle zespołu Regionalnej Pracowni Digitalizacji. Wszystko zaczęło się od dwóch pracowników merytorycznych, którzy nie mieli wcześniej doświadczeń związanych z tworzeniem tak zaawansowanych narzędzi informatycznych czy technologicznych.

Kolejnym – dostrzegalnym dopiero dzisiaj – poważnym problemem związanym z przygotowaną aplikacją, okazał się późniejszy harmonogram działań projektowych. Ten – za sprawą trudności przy zamówieniach publicznych, o których mowa będzie w dalszej części studium – uległ znacznym zmianom, których efektem było opóźnienie większości kluczowych elementów projektu. Finalnie, działania związane z digitalizacją i tworzeniem portalu ruszyły dopiero w 2012 roku, a więc dwa lata po opracowaniu wniosku. Okazało się wówczas, że wiele rozwiązań wpisanych w aplikację projektową jest już nieadekwatnych względem technologii stosowanych w okresie prowadzenia faktycznych prac nad „Wirtualnymi”. Jednocześnie, zapisy aplikacji dotacyjnej w wielu jej obszarach nie mogły już wówczas zostać zaktualizowane i zmienione.

Alicja Sułkowska-Kądziołka: Ta wersja portalu, którą mamy obecnie, powstała w poparciu o specyfikację z 2010 roku. Oczywiście staraliśmy się wyeliminować pewne przestarzałe rozwiązania na tyle, na ile to było możliwe. Doprowadziło to do sytuacji, w której pewne funkcjonalności są wbudowane w portal, natomiast nie są wykorzystywane. Np. portal daje nam możliwość głosowego nagrywania komentarzy do dzieł, taka funkcja jest wbudowana w portal, ale nie jest aktywna, bo dziś nikt komentarzy nie nagrywa, tylko po prostu wpisuje je w formie tekstowej. Natomiast w naszej specyfikacji było takie wymaganie, więc wykonawca, tworząc dla nas system informatyczny, musiał przewidzieć taką funkcjonalność, musiał ją zrealizować, my musieliśmy ją przetestować, stwierdzić, że ona działa, a następnie ją dezaktywować.

Przechwytywanie
Kiedy dwa lata później okazało się, że część z zaplanowanych funkcjonalności nie współgra z praktykami internautów, nie było już możliwości rezygnacji z tych elementów. Podobny problem dotyczył zakupu sprzętu do Regionalnej Pracowni Digitalizacji. We wniosku wskazano dokładne parametry, jakie powinny posiadać nabywane w ramach projektu skanery, aparaty fotograficzne, czy obiektywy. Nie uwzględniono tu jednak ciągłych zmian zachodzących na rynku technologicznym i w efekcie ogłaszając przetarg na zakup wyposażenia nie można było nabyć sprzętów o innych parametrach, mimo że pozwalał na to budżet projektu.Dziś, z perspektywy własnych doświadczeń, twórcy „Wirtualnych” wiedzą już, gdzie wpadli w pułapki czyhające na instytucje, które rozpoczynają przygodę z nowymi technologiami. Analizując minione działania, wskazują chociażby, że byli zbyt precyzyjni, opisując przyszły kształt portalu. Starali się między innymi z góry wskazać i „zadekretować” wszystkie funkcje, jakie zostaną umieszczone w Wirtualnych Muzeach Małopolski. Pisząc wniosek, dążyli do tego by każdy – nawet drobny – element strony internetowej został dokładnie zwymiarowany i owskaźnikowany[1]. Zakładali wówczas, że tak precyzyjny opis jest niezbędny by zyskać przychylność eksperta oceniającego wniosek dotacyjny i by przekonać go, że posiadają spójny i całościowy pomysł na planowane przedsięwzięcie.

Dziś zespół WMM potrafi już uniknąć tych błędów. Opisując w aplikacjach dotacyjnych specyfikację sprzętu posługują się zawsze formułką „o parametrach nie gorszych niż…”, a prezentacja funkcjonalności portalu ukierunkowana jest raczej na przedstawienie efektu, który planują uzyskać, nie zaś na dokładne narzędzia, które do tego efektu mają doprowadzić. Oba te rozwiązania gwarantują wykonawcom projektów digitalizacyjnych i upowszechnieniowych dużą swobodę i pozwalają dostosowywać się do dynamicznego i zmiennego środowiska technologicznego.

Alicja Sułkowska-Kądziołka: Mamy takie przemyślenia, że wniosek trzeba pisać bardziej ogólnie niż my to uczyniliśmy wówczas. Mam tu na myśli, że wymagania dla tworzonego systemu powinny mieć jakieś założenia bazowe – tylko i wyłącznie. Pewne ramy, których później będziemy się trzymać. Ramy, które pozwolą zachować elastyczność, jeśli chodzi o dokładne określenie tego, co ostatecznie znajdzie się w portalu. Takie podejście pozwala też w szerokim zakresie wykorzystać doświadczenie i pomysły wykonawcy, który w mniejszym stopniu ograniczony jest zapisami wniosku. Lada moment przystąpimy, mam nadzieję, do tworzenia Wirtualnych Muzeów Małopolski „2.0” i tu chcemy pracować już w całkiem innej metodologii. Chcemy wspólnie z wykonawcą krok po kroku ustalać, jak będą wyglądać poszczególne fragmenty portalu – co zmienić i jak zmienić. Tym samym, nie chcemy na samym początku tworzyć ogromnego materiału, którego główną funkcją będzie późniejsze ograniczanie nas samych i wykonawcy. Innymi słowy, chcemy doprowadzić do sytuacji, w której wybierzemy wykonawcę, a następnie spotkamy się z nim i powiemy: „Chcemy usprawnić portal. Mamy pewien pomysł na to. Potrzebujemy waszej wiedzy i kompetencji. Mamy na to określony budżet i teraz dogadajmy się, co jesteśmy w stanie – z tych naszych marzeń – w tej kwocie zawrzeć”. A potem krok po kroku, etapami będziemy tę wspólną pracę realizować i testować na bieżąco.

Przechwytywanie2
Między wnioskiem a realizacją – wybór wykonawców

Wiele cennych doświadczeń przyniósł pracownikom Małopolskiego Instytutu Kultury w Krakowie także etap projektu związany z wyborem wykonawców poszczególnych działań. Wybór ten dokonywany był poprzez przetargi nieograniczone, które – jak dziś wskazują przedstawiciele „Wirtualnych” – są (z perspektywy zamawiającego) najmniej korzystną formą poszukiwania wykonawcy w projektach digitalizacyjnych (i technologicznych w ogóle). Dzieje się tak dlatego, że w przypadku przetargów nieograniczonych instytucja, poszukująca wykonawcy, ma jedynie ograniczoną kontrolę nad tym z kim przyjdzie jej finalnie współpracować[2]. Dodatkowo, już we wstępnej fazie projektu musi ona sporządzić bardzo precyzyjne ogłoszenie przetargowe wraz ze wszystkimi niezbędnymi załącznikami, które dokładnie określają, jaki ma być kształt przyszłego rozwiązania technologicznego. Tym samym, naraża się na ryzyko nadmiernego zwymiarowania przyszłego projektu (ryzyko to szerzej opisane zostało na wcześniejszych stronach tego opracowania).

Alicja Sułkowska-Kądziołka: Na pewno przetarg nieograniczony jest najtrudniejszym trybem wyboru wykonawcy –najbardziej ryzykownym, który jednocześnie trochę ubezwłasnowolnia zamawiającego. Oznacza to, że nasza ingerencja jest tutaj tylko na początku – formułujemy ogłoszenie, określamy specyfikację istotnych warunków zamówienia (tzw. SIWZ), a potem wyłoniony zostaje wykonawca i wpadamy w tryb od zadania do zadania. Wtedy już nie mamy wpływu na to co się dzieje. Wykonawca realizuje rzeczy określone w dokumentacji i tylko jego dobrą wolą jest zgoda na wprowadzenie ewentualnych zmian do projektu. Jeśli pojawia się brak takiej woli i jeżeli wykonawca nie zrobi jakiegoś kardynalnego błędu, to my nie mamy możliwości modyfikować przyjętych na samym początku założeń.

Pierwszy z przetargów ogłoszonych przez zespół WMM dotyczył wyboru doradcy technologiczno-prawnego, który miał wspierać „Wirtualne” w przygotowaniu kolejnych postępowań ukierunkowanych na wybór dostawcy sprzętu digitalizacyjnego oraz wykonawców systemu i portalu z cyfrowym dziedzictwem. Zwycięzcą konkursu ofert okazała się spółka 4pi – firma konsultingowa z Warszawy. Tu jednak pojawił się problem, albowiem ulokowanie doradcy 300 km od siedziby zamawiającego stanowiło istotną przeszkodę dla bieżącego omawiania działań projektowych. Nie sposób przesądzać, w jakim stopniu wpłynęło to na późniejsze problemy związane z unieważnieniem postępowań przetargowych, realizowanych w ramach Wirtualnych Muzeów Małopolski, w praktyce jednak mogła to być jedna z przyczyn zaistnienia takiej sytuacji.

Alicja Sułkowska-Kądziołka: Doradca technologiczny został wyłoniony w drodze przetargu.Była to firma mieszcząca się w Warszawie. W efekcie mieliśmy doradcę technologiczno-prawnego, który miał siedzibę oddaloną o 300 km od naszej. Tym samym, mogliśmy się kontaktować głównie mailowo, czy telefonicznie.  Spotkania też się oczywiście odbywały, ale były one dużo rzadsze. Niestety nie było tak, że mieliśmy tę firmę na wyciągnięcie ręki. (…)

Przechwytywanie3Wspominane unieważnienie dotyczyło dwóch pierwszych przetargów na wyłonienie dostawcy wyposażenia sprzętowego i oprogramowania Regionalnej Pracowni Digitalizacji. Postępowanie to udało się pozytywnie zakończyć dopiero przy trzecim podejściu w 2012 roku. Fakt ten jest o tyle istotny, że dopiero po dostarczeniu sprzętu i oprogramowania do RPDmożliwa była rekrutacja zespołu, który dziś stanowi trzon Regionalnej Pracowni. Wcześniej – bez zakupionego sprzętu – wydatki osobowe byłyby nieuzasadnione i niekwalifikowalne w ramach projektu (tj. nie mogłyby zostać rozliczone ze środków pochodzących z dotacji).

Wawel_fot. Marek Święch

fot. Marek Święch

Ostatni duży przetarg realizowany w ramach projektu dotyczył wyboru wykonawcy systemu oraz połączonego z nim portalu, służącego do udostępniania cyfrowych zasobów 35 instytucji zaangażowanych w „Wirtualne”. W tym przypadku także pojawiły się pewne, choć już nie tak duże, problemy z wyłonieniem zwycięskiej oferty. Zespół MIK zakładał między innymi, że przy wyborze wykonawcy zastosowane zostaną dwa rodzaje kryteriów – kryteria jakościowe (doświadczenie, przedstawiona koncepcja itp.) oraz kryterium ceny. Szybko okazało się jednak, że konieczne jest zrewidowanie tych planów. Należy przez to rozumieć, że potencjalni oferenci zagrozili oprotestowaniem przetargu, w którym zastosowano jakościowe kryteria wyboru ofert. Małopolski Instytut Kultury w Krakowie nie mógł sobie pozwolić na kolejne opóźnienia w prowadzonym projekcie, dlatego też podjęto decyzję o ograniczeniu się wyłącznie do kryterium ceny[1]. Przetarg przeprowadzony w tej formule wygrała firma Comarch, która następnie do wykonania Wirtualnych Muzeów Małopolski zaangażowała podwykonawcę – łódzką firmę MobileMS i to ona była ostatecznym wykonawcą repozytorium oraz towarzyszącego mu systemu do zarządzania treścią. Ten sam podmiot był także odpowiedzialny za działania upowszechniania realizowane w ramach projektu.

Informacja o firmie MobileMS – wykonawcy Wirtualnych Muzeów MałopolskiMobileMS to firma informatyczna, która powstała w 2008 roku w Łodzi, gdzie do dziś znajduje się jej siedziba. Została założona przez Michała Stefańskiego, który cały czas przewodzi MobileMS. Początki firmy wiążą się z projektem „Odkoduj Łódź”, który umożliwiał zwiedzanie Łodzi przy wykorzystaniu systemu QR kodów umieszczonych w różnych punktach miasta. Dziś MobileMS dostarcza różnorodne rozwiązania technologiczne (m.in.: aplikacje mobilne, aplikacje webowe, strony internetowe) adresując swoją ofertę przede wszystkim do klientów ze sfery kultury i sportu oraz samorządów. Firma obok współpracy z Małopolskim Instytutem Kultury ma na swoim koncie projekty realizowane m.in. z: Muzeum Pałacu Króla Jana III w Wilanowie, czy Teatrem Wielkim Operą Narodową.

 

[1] Warto w tym miejscu przywołać ogólne refleksje przedstawicieli Wirtualnych Muzeów Małopolski, dotyczące przyszłego podejścia do podobnych przetargów. Zespół WMM planuje korzystać z bardziej elastycznych form zamówień publicznych, gdzie do negocjacji z zamawiającym zaproszone zostają wybrane podmioty, posiadające niezbędne i udokumentowanie doświadczenie, pozwalające ubiegać się o wykonawstwo danej usługi.

[1] Owskaźniokiwany, tj. opisany w formie wskaźnika umieszczanego we wniosku projektowym. Podmiot otrzymujący dofinansowanie ze środków publicznych jest na końcu prowadzonych działań każdorazowo rozliczany z realizacji tychże wskaźników. Ich niespełnienie może skutkować koniecznością zwrotu części (a w skrajnych przypadkach całości) pobranej dotacji.

[2] Konieczne jest tu m.in. utrzymanie zasady konkurencyjności, która sprawia, że kryteria dopuszczające oferentów do przetargu nie mogą być nadmiernie wygórowane.