Portal MNK: Wybór wykonawcy, czyli jak przeprowadzić dobry konkurs

Foto. Mirosław Żak _W4A2509am

W 2016 roku ekultura realizowała studia przypadków dobrych praktyk wdrażania nowych technologii do działań instytucji kultury w Polsce. Ponieważ wiele z instytucji mierzy się z wyzwaniem stworzenia swojej strony internetowej postanowiliśmy opisać jak taki proces może wyglądać i zebrać w nim dobre praktyki. Studium powstało na przykładzie wdrażania nowej strony Muzeum Narodowego w Krakowie, która powstała przy współpracy z firmą openform. Z kolejnej części studium, możecie się dowiedzieć w jaki sposób udało się przeprowadzić konkurs i jak go przygotować, żeby być zadowolonym z jego rozstrzygnięcia. Autorami opracowania są Paulina Simonides i Dawid Sobolak, a jego całość dostępna jest pod adresem: http://ekultura.org/project/wirtualna-wizytowka-czy-cos-wiecej-oficjalna-strona-inernetowa-muzeum-narodowe-w-krakowie/.

Konkurs alternatywną dla przetargu

Otwarty konkurs był nietypową formą dla wyłonienia wykonawcy strony internetowej instytucji, dlatego też warto bliżej przyjrzeć się procesowi jego powstawania i podstawowym założeniom. Jak przygotować odpowiedni, zadowalający obie strony – organizatorów i uczestników – konkurs? Na czym się skupić i o czym pamiętać? Pierwszą i prawdopodobnie najważniejszą rzeczą jest zaangażowanie prawników. Należy bowiem ciągle mieć na uwadze prawo zamówień publicznych, które musi być stosowane przez instytucje kultury. To jednak, z odpowiednim pomysłem i pomocą, można przełożyć na własną korzyść. Niemniej ważny jest również partner środowiskowy, którym w tym przypadku było STGU, zapewniający wsparcie merytoryczne, ale przede wszystkim promocyjne, dzięki wielu posiadanym kontaktom i kanałom bezpośredniego dotarcia do osób potencjalnie zainteresowanych konkursem i późniejszą współpracą z instytucjami kultury.

Zdaniem Joanny Zawieruchy-Gomułki już w momencie przygotowywania konkursu dobrze jest pomyśleć o składzie komisji oceniającej konkursowe prace. W tym przypadku istotne jest uświadomienie sobie, że niekonieczne, a wręcz niewskazane jest opieranie się w tej kwestii wyłącznie na pracownikach instytucji organizującej. Niezwykle pomocne i wzbogacające dla konkursu będzie zaproszenie do niego konsultantów zewnętrznych, osób będących ekspertami w danych tematach, które będą w stanie wyjaśnić ewentualne wątpliwości, a także pomogą swoją merytoryczną argumentacją w wyborze zwycięzcy. W przypadku konkursu odbywającego się w Muzeum Narodowym w Krakowie, komisja oceniająca składała się z 10 doświadczonych osób, co bez wątpienia pomogło w jego sprawnym przeprowadzeniu. Samo głosowanie odbyło się w oparciu o przygotowany wcześniej schemat, wyszczególniający istotne dla instytucji obszary (technologia, estetyka wykonania) wraz z przypisaną do nich maksymalną liczbą punktów możliwych do uzyskania. Dla Muzeum bardzo ważny był silnik technologiczny, na którym miała oprzeć się powstająca strona i zapewnienie przez firmę jego późniejszej obsługi. Zwyciężyła firma, która zadedykowała projektowi autorskie oprogramowanie, dostosowane do technicznych wymogów postawionych przez Muzeum.

Z kolei dla samych uczestników bardzo ważny jest także regulamin i jasne zasady co do tego, jak konkurs będzie przebiegał. W przypadku Muzeum Narodowego w Krakowie, już po dokonaniu oceny formalnej uczestników, został on podzielony na dwa etapy – przedstawienie przez firmę swojego portfolio wraz z rekomendacjami innych klientów i przygotowanie makiety (opracowania studialnego) ukazującej pomysł rozwiązania oraz graficznego opracowania kilkunastu widoków strony. 

Joanna Zawierucha-Gomułka: W pierwszym etapie poprosiliśmy uczestników o przygotowanie wstępnych szkiców, używając języka regulaminowego tzw. „opracowań studialnych”, które miały być propozycją layoutu naszej strony. Na ich podstawie wybraliśmy ostatecznie pięć firm, które przeszły do drugiego etapu, w trakcie którego musiały wykonać już dużo więcej pracy na podstawie przekazanych im w przygotowanym briefie wytycznych. Co ważne, na tym etapie firmy pracowały dla nas już odpłatnie. Było to bardzo symboliczne wygrodzenie, ale dzięki temu firmy miały świadomość tego, że ich wysiłek i starania są doceniane, niezależnie od efektu końcowego i wyników. Postanowiliśmy również nagrodzić 3 pierwsze miejsca. Wydaje mi się, że takie podejście do uczestników konkursu jest po prostu uczciwe. Nie wspominając już o tym, że jest dla nich zapewne dodatkową formą motywacji.

mnk_wydarzenia_lista

Podobne wyobrażenie na temat konkursu ma Arkadiusz Matras. Jako właściciel firmy kreatywnej doskonale wie, ile pracy, czasu, a także nakładów pieniężnych wymaga start w  tradycyjnym przetargu. Dlatego też – nie mając pewności co do tego czy ich projekt zostanie wybrany – Openform zupełnie świadomie nie bierze udziału w przetargach, uważając je za krzywdzącą (dla firm) formę wyboru wykonawcy zlecenia. Tak też było w przypadku przetargu zorganizowanym przez Muzeum Narodowe w Krakowie. Dopiero w momencie, w którym Muzeum zmieniło zasady wyboru wykonawcy nowej strony internetowej, decydując się na dwuetapowy konkurs, po stronie Openform zapadła decyzja o wzięciu w nim udziału.

Arkadiusz Matras: Zazwyczaj nie bierzemy udziału w przetargach. Przede wszystkim dlatego, że organizujący je klienci nie udzielają zbyt wielu wskazówek, oczekując od innych po prostu przygotowania dużej ilości prac, tylko po to, aby ostatecznie głównym kryterium stała się cena, a nie jakość projektu i aby móc podpatrzeć też pomysły różnych firm. A to nie jest w porządku. Muzeum Narodowe w Krakowie. wyszło z podobnego założenia i postanowiło zmienić podejście. Bardzo pozytywnie nas to zaskoczyło i uważam, że zorganizowanie konkursu, w takiej dwuetapowej formie, było świetnym pomysłem. Dlatego też zdecydowaliśmy się na udział. Pierwszy etap nie był zbyt angażujący – trzeba było złożyć formalne dokumenty, rekomendacje od innych klientów, przedstawić portfolio i przygotować makietę, czyli wstępną koncepcję strony głównej wraz z opisaniem i wyjaśnieniem pomysłu. Przygotowywanie projektów graficznych pojawiło się później, dopiero po potwierdzeniu tego, że firma została zakwalifikowana do kolejnego etapu.

Etap drugi wymagał od pracowników Openform dużo większego nakładu pracy. Przez około 4 miesiące przygotowywali oni 13 widoków strony (m.in. dla strony głównej, wystaw, aktualności, zwykłych artykułów czy  newslettera) zgodnych z identyfikacją MNK. Na tym etapie były również projektowane konkretne funkcjonalności nowej witryny. Wszystkie działania projektowe podejmowane przez firmę musiały też uwzględniać założenie o uproszczeniu struktury strony, co ze względu na liczbę informacji i funkcje, które miała spełniać witryna, wiązało się ze zwiększonym wysiłkiem. Jednak Matras podkreśla, że podejście i zaangażowanie po stronie pracowników Muzeum miało bardzo duży wpływ na motywację i postęp prac po stronie firmy. Wskazuje on tutaj przede wszystkim na możliwość konsultacji z przedstawicielami Muzeum, a także na podjęcie decyzji o pieniężnym nagrodzeniu uczestników ostatniego etapu konkursu.

Arkadiusz Matras: Już w trakcie prac w Muzeum odbyło się spotkanie, na które można było pójść i zadać sporo pytań odnośnie swojej koncepcji, a to było naprawdę bardzo przydatne. Miłym ukłonem w stronę firm było promowanie ich pracy na tym etapie jakimś wynagrodzeniem. Nie można powiedzieć, że było ono adekwatne do ilości pracy i zaangażowania, ale nie to jest tutaj tak naprawdę istotne. Istotne jest to, że dzięki temu, nawet symbolicznemu wynagrodzeniu każda z firm mogła się poczuć doceniona. Dla nas to był bardzo ważny element konkursu.

Przechwytywanie

Zorganizowanie konkursu było skomplikowanym przedsięwzięciem, tym bardziej, że był on pierwszym tego typu konkursem, dotyczącym wyboru wykonawcy strony internetowej dla instytucji kultury zorganizowanym w Polsce. Dziś można ocenić, że konkurs spełnił swoją rolę. Potwierdzeniem tego, że decyzja o jego przygotowaniu była dobra, może być fakt, iż opracowany przy działaniach MNK schemat postępowania jest obecnie wykorzystywany przy innych projektach Muzeum, a także przez inne instytucje.

Joanna Zawierucha-Gomułka: Ta formuła przełożyła się też na nasze kolejne projekty. Np. w podobny sposób został przeprowadzony konkurs na przebudowę Gmachu Głównego – do wcześniejszej formuły, idei konkursu dostosowaliśmy temat i problem, który chcieliśmy rozwiązać. Nie wykluczone, że w przyszłości będziemy postępować podobnie. To co dodatkowo jest pozytywne w tej historii to fakt, że z czasem z takiej formy wyboru wykonawcy, opierając się na naszym konkursie, zaczęły korzystać też inne instytucje kultury.

Brief – czyli fundament dla budowy dobrej strony internetowej

Decyzja o konkursie i jego przygotowanie nie były jedynymi działaniami jakie podjęto po stronie Muzeum. Jeszcze przed tym etapem pracownicy MNK opracowali dokument (tzw. brief), w którym znalazły się wszystkie, często szczegółowe i konkretne, pomysły oraz oczekiwania co do układu i funkcjonalności mających powstać w ramach strony internetowej. Brief opierał się w dużej mierze na badaniach przeprowadzonych wcześniej w dziale promocji MNK. Objęły one  analizę statystyk odwiedzin, czy ruchu na ówczesnej stronie instytucji. Dodatkowo, zrealizowano również wywiady, które objęły bezpośrednich użytkowników strony oraz pracowników Muzeum. Wyniki tych badań zostały następnie przełożone na wstępną propozycję zmian, dotyczących również aspektu technologicznego.

Dobrze, aby w briefie znalazły się również  strategiczne informacje instytucjonalne, mówiące o tym, w jaki sposób instytucja buduje i chce budować swoją markę w Polsce i za granicą. Równie ważne są także elementy dające informacje o grupie docelowej powstającej usługi. Jeśli mowa o usłudze internetowej, warto zastanowić się nad tzw. „benchmarkami” (czyli istotnymi dla instytucji punktami odniesienia). Ten ostatni aspekt wiąże się ze sprawdzeniem, jak w przypadku innych instytucji wyglądają podobne rozwiązania. Można wówczas zastanowić się, które narzędzia się sprawdzają, a czego należy unikać. Etap ten pozwala też określić, jakie rozwiązania nam się podobają tak w wymiarze estetycznym, jak i funkcjonalnym.

W przypadku Muzeum Narodowego w Krakowie dokument ten miał 3 „żelazne punkty”, tj. założenia, na których opierać miało się całe przedsięwzięcie i które nowopowstająca strona internetowa miała realizować. Nowa strona miała być: bardzo czytelna, intuicyjna i responsywna (czyli dopasowywała się do różnej wielkości ekranów np. smartfona, tabletu, laptopa).

strona_MNK_foto. Mirosław Żak

Ponieważ Muzeum jest wielooddziałowe bardzo ważne było, żeby każdy z tych oddziałów został wyeksponowany, ale w taki sposób, by nie spowodować przytłoczenia informacyjnego. Strona musiała zatem zostać podzielona na sekcje, po których możliwa będzie szybka i łatwa nawigacja, a tym samym bezproblemowe dotarcie odbiorców do interesujących ich informacji. Nie chciano bowiem tworzyć zestawu odrębnych stron, z których każda poświęcona byłaby jednemu z oddziałów, ani też umieszczać większości informacji na stronie główniej. Ta miała być wirtualną wizytówką Muzeum, która będzie zachęcać do dalszego eksplorowania całości, bez wywoływania poczucia zagubienia. Miała w tym pomagać szata graficzna. Uznano, że aby wszystko było jak najbardziej czytelne konieczne będzie zastosowanie spójnej kolorystyki zgodnej z już obowiązującą w Muzeum.

Zrzut ekranu 2017-01-27 o 10.58.20

Wszystkie wymienione powyżej kwestie zawarte zostały w dokumencie bazowym, który stał się punktem wyjścia i zbiorem wskazówek do dalszych prac. Zarówno w trakcie trwania drugiego etapu prac konkursowych, kiedy brief został przekazany jego uczestnikom, jak i po późniejszym wyłonieniu zwycięzcy, projektowanie rozwiązania opierało się właśnie na tym dokumencie. Jednak, jak podkreśla Joanna Zawierucha-Gomułka, praca ta nie polegała wyłącznie na dosłownym odwzorowywaniu jego poszczególnych punktów przez wybranego partnera. Pomimo bardzo dobrego sprecyzowania swoich oczekiwań, Muzeum było gotowe na konfrontację poglądów i otwarte na opinie firmy zewnętrznej. Jego przedstawiciele wychodzili bowiem z założenia, że firma realizująca podobne przedsięwzięcia na co dzień, ma w tym dużo większe doświadczenie. Dzięki zestawieniu dwóch perspektyw, możliwe stało się połączenie ich najlepszych elementów, a tym samym ułożenie i wdrożenie ostatecznej koncepcji projektu. Potwierdza to także Arkadiusz Matras, zwracając uwagę, że dużą pomocą dla jego firmy było opracowanie przemyślanego i kompleksowego briefu przez Muzeum. Dzięki temu zaoszczędzono sporą ilość czasu, zazwyczaj przeznaczaną na prowadzenie własnych badań. Umożliwiło to także niemalże natychmiastowe skupienie się na przygotowaniu oczekiwanego rozwiązania.

Arkadiusz Matras: Na podstawie wcześniejszych doświadczeń, które mamy jako firma, mogę śmiało powiedzieć, że powodzenie projektu w dużej mierze zależy od nastawienia klienta i świadomości całego pracującego po jego stronie zespołu odnośnie tego co chce się poprzez dane działanie osiągnąć. Solidnie napisany brief jest tutaj świetnym rozwiązaniem. A im więcej pracy zostało włożone w jego przygotowanie, im jest on dokładniejszy i bardziej spójny, tym większe u obu partnerów zrozumienie problemu projektowego. To z kolei ma bardzo duży wpływ na odpowiednie tempo pracy.