Portal MNK: wirtualna wizytówka czy coś więcej? O założeniach projektu i jego twórcach

Foto. Mirosław Żak _W4A2547_1b

W 2016 roku ekultura realizowała studia przypadków dobrych praktyk wdrażania nowych technologii do działań instytucji kultury w Polsce. Ponieważ wiele z instytucji mierzy się z wyzwaniem stworzenia swojej strony internetowej postanowiliśmy opisać jak taki proces może wyglądać i zebrać w nim dobre praktyki. Studium powstało na przykładzie wdrażania nowej strony Muzeum Narodowego w Krakowie, która została stworzona przy współpracy z firmą Openform. Jako pierwszy, publikujemy fragment, z którego dowiecie się kto był odpowiedzialny za ten projekt i jakie były jego główne założenia. Autorami opracowania są Paulina Simonides i Dawid Sobolak, a jego całość dostępna jest pod adresem: http://ekultura.org/project/wirtualna-wizytowka-czy-cos-wiecej-oficjalna-strona-inernetowa-muzeum-narodowe-w-krakowie/.

Zbudowanie strony internetowej może niektórym osobom wydawać się czymś banalnie prostym. Wystarczy trochę tekstu, kilka zdjęć i kolorowej grafiki. Następnie należy to, w zasadzie w dowolny sposób, rozłożyć w polu widocznym na ekranie komputera i gotowe! Nic bardziej mylnego. Stworzenie funkcjonalnej strony internetowej, przejrzystej i atrakcyjnej dla użytkowników, z  intuicyjną nawigacją wymaga włożenia niemałego wysiłku. Mówimy tutaj o wersji podstawowej – najprostsza strona informująca o jakimś wydarzeniu. A przecież trzeba pamiętać również o tym, że strona powinna się wyświetlać prawidłowo na różnego rodzaju urządzeniach: laptopach, smartfonach, tabletach. Dodajmy jeszcze do tego możliwość samodzielnego dodawania autorom (nie programistom) treści oraz mediów na stronę, i projekt robi się coraz bardziej skomplikowany. Co w sytuacji gdy nasza strona ma reprezentować 11 różnych oddziałów i informować na bieżąco o tym, co się w nich ciekawego dzieje? Z przygotowania prostej strony robi się wtedy duży projekt angażujący wiele osób zarówno po stronie instytucji, jak i po stronie firmy, która podejmuje się takiego zadania. W przedstawionym tutaj materiale można odnaleźć wskazówki, jak przygotować grunt do udanej współpracy i jakie pułapki oraz wyzwania stoją przed instytucją, która chce mieć nowoczesną platformę internetową.

Dziedzictwo… i nowe technologie

Już w 1879 roku do życia powołana została pierwsza polska narodowa instytucja muzealna, po dziś dzień będąca jedną z największych i najważniejszych europejskich instytucji kultury – Muzeum Narodowe w Krakowie. W bogatych (największych w skali kraju) zbiorach Muzeum znajdują się obrazy, grafiki, rękopisy, starodruki, numizmaty, rzemiosło artystyczne czy militaria – słowem: artefakty dotyczące narodowej historii i kultury. Początkowo, siedziba instytucji mieściła się w galerii znajdującej się na piętrze Sukiennic. Z czasem jednak w posiadaniu Muzeum znalazło się 11 oddziałów, na czele ze specjalnie w tym celu wybudowanym Gmachem Głównym oraz włączonym w jego struktury w 1951 roku Muzeum Książąt Czartoryskich z Biblioteką i Archiwum.

Co ważne, w ramach funkcjonowania omawianej instytucji kultury prócz prac wystawienniczych i konserwatorskich, prowadzone są także liczne prace naukowo-badawcze, edukacyjne oraz digitalizacyjne. Te ostatnie przyczyniają się do upowszechniania zgromadzonego w Muzeum (i jego magazynach!) dorobku kulturowego. Cyfrowa obecność instytucji ma przyciągać do placówki nowych odbiorców i zachęcać ich do częstszego uczestnictwa w życiu kulturalnym. Wykorzystanie nowych mediów nie jest już dla opisywanego Muzeum działaniem niestandardowym, to raczej stały element realizowania misji instytucji.

Foto. Mirosław Żak _W4A2547_1b

Joanna Zawierucha-Gomułka: Nie ignorujemy nowych technologii i są one dla nas bardzo ważne. Do pracy nad nowym portalem internetowym Muzeum Narodowego w Krakowie mnk.pl został powołany specjalny zespół redakcyjny, który aktualnie wchodzi w skład sekcji „Nowe Media”. Zadaniem sekcji jest opracowanie strategii cyfrowej dla Muzeum. W oparciu o nowe technologie zrealizowaliśmy już wiele projektów – przykładowo w 2016 roku otwarty został nowy oddział MNK – Pawilon Józefa Czapskiego, a w ramach prac projektowych została zdigitalizowana duża cześć „Dzienników” tego pisarza, krytyka i malarza, które mamy w kolekcji. Aby je udostępnić publiczności stworzyliśmy specjalną stronę internetową http://czapski.mnk.pl/, na której pokazujemy w formie cyfrowej dużą część jego rękopisów. Kolejnym przykładem jest projekt konserwatorski pt. „Krajowe Centrum Badań nad Dziedzictwem” http://krajowecentrum.mnk.pl/, którego celem jest udostępnienie potencjału badawczego Laboratorium Analiz i Nieniszczących Badań Obiektów Zabytkowych (LANBOZ) innym muzeom.

Wdrażamy też strony typu „landing page”. Dobrym przykładem jest ta, która dotyczy wszystkich projektów digitalizacyjnych zrealizowanych w ostatnich latach w MNK http://digitalizacja.mnk.pl/ , czy wystaw np. „Ottomania. Osmański Orient w sztuce renesansu” http://mnk.pl/ottomania/index.htm. Od dwóch lat prowadzimy też blog „Brzuch Muzeum” blog.mnk.pl. pokazujemy w nim muzeum od zaplecza, od kulis, muzeum przez dziurkę od klucza.

Aktualnie w naszym muzeum trwają prace przygotowawcze do nowego  projektu „Bliżej Kultury. Cyfryzacja reprezentatywnych kolekcji jednego z najstarszych i największych muzeów w Polsce – Muzeum Narodowego w Krakowie dla e-kultury i e-edukacji”, który jest jednym z priorytetowych zadań Muzeum zaplanowanych na lata 2017-2019 (więcej na temat projektu: http://mnk.pl/artykul/blizej-kultury). Będzie on dotyczył stworzenia katalogu zdigitalizowanych zbiorów MNK. Mamy świadomość tego, że rozwój nowych technologii stale przyspiesza, a niektóre ciekawe pomysły, są na tyle atrakcyjne, że warto by je u nas wdrożyć. Oczywiście chcemy podążać za trendami, ale nie jest to łatwe. Musimy dokonywać wyborów. Jednym z kierunków, który nas interesuje i w którym na pewno chcemy się rozwijać jest film / wideo. Rozpoczęliśmy realizację filmowych oprowadzań po wystawach, rejestrujemy wykłady czy wystąpienia i udostępniamy je „na żywo” na Facebooku i innych portalach społecznościowych MNK. Zauważamy, że coraz wyraźniej pojawia się potrzeba kontaktu z widzami „na żywo” i to jest dla nas bardzo ważne, ponieważ chcemy się coraz bardziej otwierać na odbiorcę. Zastanawiamy się, jak do niego dotrzeć z ofertą, którą mamy. Bardzo chcemy przyciągnąć do siebie również młodzież. W planach na przyszłość jest realizacja specjalnie dla niej dedykowanej platformy, opracowanej w zupełnie nieklasycznym i mam nadzieję przyciągającym tę grupę stylu. Podsumowując – musimy reagować na nowe trendy internetowe, nie da się inaczej.

Jeszcze nie tak dawno temu jednym z takich trendów była realizacja nowoczesnych stron internetowych, co dziś dla każdej, chcącej na stałe zaistnieć w świadomości odbiorców, instytucji jest już niemal obowiązkiem. Doskonale wie o tym Joanna Zawierucha-Gomułka, która swoją pracę w Muzeum rozpoczęła w 2013 roku, właśnie od zarządzania projektem, mającym na celu stworzenie jego nowej strony internetowej.


Joanna Zawierucha-Gomułka

Koordynator projektu „Nowy Portal Internetowy Muzeum Narodowego w Krakowie”. Z wykształcenia plastyk i historyk sztuki. Pracuje w Sekcji „Nowe Media” MNK, gdzie współtworzy i realizuje strategię komunikacji Muzeum w sieci. Jest redaktorem strony internetowej mnk.pl.


W tym czasie Muzeum, już od około 7 lat, posiadało stronę internetową, jednak przez ten okres zdążyła się ona zestarzeć. W efekcie przywoływana witryna stała się dla czytelników mało czytelna i trudna w nawigacji oraz odbiorze. W związku z tym podjęta została decyzja o uruchomieniu działań ukierunkowanych na jej modernizację. Prace te stały się jednym z priorytetów na rok 2013/2014. Nowa strona Muzeum miała zyskać nowocześniejszy, nieco lżejszy charakter, stając się jednocześnie jego wirtualną wizytówką. Przygotowanie i wdrożenie nowej strony miało być w całości zrealizowane ze środków własnych Muzeum. Rozpisany został zatem wewnętrzny projekt pt. „Nowy Portal Internetowy Muzeum Narodowego w Krakowie”, którego koszt wyniósł ostatecznie 100 tysięcy zł netto.

Joanna Zawierucha-Gomułka: Na początku 2013 roku strona internetowa Muzeum miała już 7 lat, archaiczny wygląd i była niedostosowana do panujących wtedy norm i trendów. Nie spełniała swoich podstawowych funkcji, co było zauważalne nie tylko po stronie technicznej (zdarzały się awarie, a stare oprogramowanie nie pozwalało na wprowadzenie satysfakcjonujących udogodnień i modyfikacji), ale przede wszystkim po stronie odbiorców, dla których była już mało czytelna i… wizualnie nieatrakcyjna.

Przekonani, że strona www jest wizytówką naszego Muzeum w sieci, poczuliśmy wspólnie z Dyrekcją potrzebę gruntownej zmiany. Projekt “Nowy Portal Internetowy MNK” stał się więc jednym z flagowych projektów Muzeum.

mnk_home_320

Prace nad stroną rozpoczęły się od wewnętrznych badań, których celem było jak najlepsze przygotowanie się do nowego wyzwania technologicznego, przed jakim stawało MNK. Badania dotyczyły dokładnego sprecyzowania oczekiwań i potrzeb widzów, analizy ówczesnego rynku internetowego oraz doświadczeń konkurencji (muzeów, galerii, oraz innych instytucji kulturalnych w kraju i na świecie). Równolegle trwały bieżące prace nad ulepszeniem istniejącej już strony muzeum. Etap ten trwał około 3 miesięcy, w trakcie których udało się ją wstępnie uporządkować oraz dopełnić informacyjnie. Stanowiło to dobry punkt wyjścia do dalszych działań. Te miały wówczas na celu przede wszystkim nawiązanie współpracy z zewnętrznym partnerem, specjalizującym się w tego typu przedsięwzięciach. Poszukiwania te przyjęły bardzo klasyczną, i bodaj najczęściej wybieraną przez instytucje kultury formę – zapytania ofertowego, a następnie rozpisania przetargu. Okazało się jednak, że do przygotowanego w ten sposób przetargu stanęły wyłącznie firmy nie posiadające doświadczenia we współpracy z instytucjami kultury. Podjęta została wówczas bardzo trudna decyzja o jego unieważnieniu. Jednak w oczach instytucji kultury w kwestii współpracy najważniejsze było podjęcie jej z jak najbardziej kompetentnym pod tym względem podmiotem. Dlatego też, aby zainteresować projektem firmy kreatywne, konsorcja lub freelancerów (zwłaszcza takich, który mieli już styczność z podobnymi przedsięwzięciami) i zachęcić ich do składania swoich propozycji MNK podjęło decyzję o zmianie metody wyboru wykonawcy. O pomoc poproszeni zostali muzealni prawnicy oraz członkowie Stowarzyszenia Twórców Grafiki Użytkowej (STGU), pod okiem których udało się przygotować konkurs (dokładniej opisany w dalszej części tekstu) na przygotowanie nowej strony muzeum. STGU zaoferowało również wsparcie promocyjne, w dużej mierze przyczyniając się do szerokiego rozpowszechnienia informacji o konkursie w środowisku firm kreatywnych.

Otwarty wykonawca

Przypuszczenia Joanny Zawieruchy-Gomułki o tym, że nowa, otwarta forma konkursu przyciągnie do Muzeum ciekawe firmy kreatywne okazały się słuszne. Do pierwszego etapu konkursu przystąpiło 14  firm, do drugiego etapu zaproszono 5 wykonawców, których wnioski i opracowania studialne otrzymały największą ilość punktów. Konkurs wygrała krakowska firma Openform design&digital studio i to jej powierzono prace nad witryną MNK. Openform design&digital studio powstało w 2007 roku. Jego założycielami byli Magdalena Klejdysz, Rafał Matras i Arkadiusz Matras. Jak wylicza Arkadiusz Matras, wśród projektów realizowanych przez firmę pojawiają się zamówienia związane z tworzeniem grafiki użytkowej (a więc systemów identyfikacji wizualnej czy oprawy wizualnej dla różnego typu wydarzeń), ale także opracowań graficznych publikacji i wydawnictw. Działalność Openform to także projektowanie stron www, dedykowanych systemów webowych i aplikacji mobilnych.


Openform design&digital studio

Firma istniejąca na rynku od 2007 roku. Wyspecjalizowana w kompleksowej realizacji aplikacji internetowych – serwisów korporacyjnych, portali tematycznych, aplikacji e-commerce, systemów intranetowych. Portfolio firmy w głównej mierze stanowią systemy dedykowane. Od roku firma intensywnie rozwija obszar tworzenia aplikacji mobilnych na systemy android i iOS. Ważnym obszarem działalności Openform jest również projektowanie grafiki użytkowej, systemów identyfikacji wizualnej, wystaw, linii wizualnych różnego typu wydarzeń/eventów. Ponadto Openform oferuje swoim klientom usługi konsultingowe, doradztwo strategiczne, audyty, badania, warsztaty i szkolenia. Zespół stanowi kilkanaście osób – programistów, grafików, PMów oraz specjalistów w obszarze marketingu. Znaczna część klientów Openform wywodzi się z sektora kultury i sztuki.


Warto dodać, że większość tych usług jest realizowana dla sektora kultury. Arkadiusz Matras zaznacza, że działania w tym obszarze są firmie zdecydowanie bliższe niż współpraca podejmowana z typowo komercyjnymi podmiotami. Gdyby spróbować procentowo określić zaangażowanie firmy w projekty danego typu, byłoby to około 65% dla rynku kultury i 35% dla biznesu.

W opinii Arka Matrasa współpraca z podmiotami ze sfery kultury ma wiele specyficznych cech. Dużym ogranicznikiem jest z całą pewnością prawo zamówień publicznych, które często utrudnia sprawne prowadzenie projektów technologicznych. Założyciel Openform wskazuje także, że widać znaczne zmiany we współpracy z muzeami i innymi instytucjami kultury. W jego opinii jeszcze kilka lat temu prawie każde rozwiązanie technologiczne zastosowane w sferze kultury było nowością i innowacją. Obecnie, muzea posiadają już jednak znacznie bogatsze zasoby wdrożonych rozwiązań multimedialnych oraz – co za tym idzie – kapitał doświadczeń związanych z ich przygotowywaniem W efekcie, dziś współpraca z instytucjami kultury coraz częściej przypomina współpracę z klientem biznesowym.

Arkadiusz Matras: Rynek kultury nie jest łatwy, jest rynkiem bardzo specyficznym. Nie zawsze, ale w dużej mierze obejmuje go prawo zamówień publicznych, którego raczej sztywne przepisy często są trudne do zrozumienia zarówno dla nas, jak i dla naszych klientów, co w jakiś sposób trzyma nas wszystkich w ryzach. Dlatego dobrze, jeśli już na poziomie instytucji kultury podejmowane są jakieś próby alternatywnych, ale w dalszym ciągu zgodnych z prawem działań. Np. tak jak miało to miejsce w przypadku konkursu zorganizowanego przez Muzeum Narodowe w Krakowie. Od kilku ostatnich lat zauważam, że rynek kultury coraz bardziej się profesjonalizuje, staje się bliski biznesowemu Nierzadko rozmawiając z ludźmi kultury, odnoszę wrażenie, że mam do czynienia z ludźmi biznesu-więc te dwa światy mocno się przenikają. Instytucje kultury są coraz bardziej świadome, też chcą być nowoczesne, aktualne technologicznie, co jest bardzo pozytywnym zjawiskiem.


Arkadiusz Matras

Strategic & new business director w Openform. Związany z firmą od początku – jako jeden z jej współzałożycieli. Z wykształcenia psycholog i konsultant zarządzania. Łączy w pracy w Openform kompetencje managerskie, psychologiczne oraz trenerskie. Odpowiada za strategię firmy, nawiązywanie nowych relacji biznesowych, budowanie zespołu i metodologię pracy. Prowadzi konsultacje, warsztaty i szkolenia dla klientów Openform.