Nowe technologie w kulturze. Jak wybrać wykonawcę na przykładzie MIIWŚ.

Prezentacja wystawy sta³ej Muzeum II Wojny Œwiatowej w Gdañsku.
23.01.2017
fot. Krzysztof Mystkowski / KFP

W 2016 roku ekultura realizowała studia przypadków dobrych praktyk wdrażania nowych technologii do działań instytucji kultury w Polsce. Jedną z badanych inicjatyw była współpraca Muzeum II Wojny Światowej w Gdańsku z firmą New Amsterdam. Współpraca ta dotyczyła stworzenia największej w Polsce interaktywnej i multimedialnej wystawy stałej w siedzibie MIIWŚ. Całość tego opracowania znajdziecie pod adresem: http://ekultura.org/wp-content/uploads/2017/04/raport-wirtualne-muzea___miiws.pdf. W tym artykule prezentujemy Wam fragment studium, w którym opowiadamy o początkach współpracy zawiązanej pomiędzy omawianymi podmiotami, skupiając się przede wszystkim na zaprezentowaniu postaw gwarantujących prawidłowy przebieg konkursu na wykonawcę wystawy głównej – zarówno po stronie organizatora, jak i uczestnika.

Dobry punkt wyjścia warunkiem dobrej współpracy

Jakość współpracy między instytucją kultury a firmą w dużym stopniu przekłada się na jakość efektu finalnego. Trzeba pamiętać, że – aby współpraca przebiegała w dobrej atmosferze – obie strony muszą się w nią zaangażować. Nie może tu być mowy o sytuacji, w której – po wyznaczeniu pewnych warunków brzegowych – instytucja zostawia firmę „samą sobie”, zrzucając na nią całość odpowiedzialności za produkt końcowy. Zbyt dużo decyzji trzeba podejmować wspólnie, zachowując stały tryb konsultacji.

Jednocześnie, warunki wyjściowe powinny być jasno sformułowane przez instytucję – i oznacza to, że prace koncepcyjne powinny zostać wykonane wcześniej. Wiedza nt. koncepcji łączy się z precyzyjną świadomością na temat oczekiwań i pozwala dobrze przygotować konkurs dla firmy kreatywnej. To dobra praktyka, która okazała się sprawdzać w przypadku Muzeum II Wojny Światowej. Warto przypomnieć, iż zatrudnienie firmy New Amsterdam było kolejnym krokiem w procesie tworzenia ekspozycji – wcześniej jej koncepcja została opracowana we współpracy z firmą belgijską już w 2009 roku. Dopiero trzy lata później – pod koniec 2012 roku – ogłoszony został konkurs dla wykonawców stałej wystawy multimedialnej, będącej sercem powstającego Muzeum. W ciągu tych trzech lat pracownicy Muzeum zdążyli się dobrze przygotować do projektu tworzenia wystawy.

Firma Wojciecha Florczyka została zakwalifikowana do konkursu, obok dwóch innych firm, których prace konkursowe ostatecznie pokonała. Minęło jednak sporo czasu od ogłoszenia wyników konkursu w marcu 2013 roku i negocjacji dokładnego zakresu obowiązków każdej ze stron, do podpisania umowy i rozpoczęcia prac nad wystawą około trzech miesięcy później. Związane było to z priorytetami ustalonymi przez Muzeum, w tym czasie były to kwestie związane z budową. Dopiero po uporaniu się z konkretnym zakresem prac, możliwe było skupienie się na dokładnym projektowaniu ekspozycji multimedialnej.

Fot. Krzysztof Mystkowski / KFP

Fot. Krzysztof Mystkowski / KFP

Wojciech Florczyk podkreśla, że aby doszło do tak satysfakcjonującej współpracy, jaka miała miejsce w tym przypadku, dla firmy niezwykle istotne jest nastawienie instytucji kultury do samego konkursu i jego właściwa organizacja. Nauczony doświadczeniami wynikającymi z pracy z wieloma innymi instytucjami, wskazuje kilka kluczowych kwestii, o których podczas konkursu należy pamiętać. Co ważne kwestie te mają znaczenie nie tylko dla wykonawcy i komfortu jego pracy, ale także dla bezpieczeństwa zamawiającego i pewności, że otrzyma najwyższej jakości efekt końcowy.

Wojciech Florczyk: Najważniejsze jest to, aby w ramach konkursu opracowane zostały kryteria dostępowe. Dzięki temu ogłaszające go instytucje zniwelują ryzyko, że podejdą do niego firmy nie mające odpowiedniego doświadczenia. W przypadku tworzenia ekspozycji multimedialnych takie doświadczenie jest konieczne, zwłaszcza jeśli mówimy o nim w kontekście późniejszego bezpieczeństwa zamawiającego. Wiele osób postrzega przygotowanie ekspozycji jako pracę podobną do przygotowania filmu czy aplikacji i uważa, że doświadczenie to łatwo przenieść na tworzenie zawartości multimedialnych na potrzeby ekspozycji. Nic bardziej mylnego. Podczas pracy nad eskpozycją niezwykle ważne są kwestie związane ze skalą oraz sposobem wyświetlania danych treści. Czym innym jest przygotowanie prezentacji, filmu lub nawet strony internetowej a czym innym multimediów do wystawy, które będą wyświetlane na wielu monitorach w wysokich rozdzielczościach.

Doświadczenie firmy może zatem weryfikować jej przygotowanie do tworzenia nie tylko treści kreatywnych, ale przede wszystkim właśnie do tworzenia spójnej narracji wieloelementowej, integrującej dużą ilość multimediów w jeden system. Innym błędem popełnianym przez instytucje przy organizacji konkursu jest fakt, iż często, wymagają one  od firm przygotowania projektów całych wystaw, od początku do końca, narażając je tym samym na dodatkowe koszty. Według Florczyka trzeba zaś pamiętać, że konkurs ma służyć głównie temu, aby ocenić potencjał firmy i dać jej szansę zaprezentowania swoich możliwości. Konkurs nie powinien być postrzegany przez instytucje jako okazja do zdobycia gotowych projektów całych wystaw niskim kosztem. Takie podejście zwykle kończy się tym, że poważne i doświadczone firmy nie startują w konkursie, ponieważ nie czują się do niego zaproszone. W efekcie prace konkursowe są niskiej jakości i mogą stanowić wręcz zagrożenie dla celów kulturalnych, jakie postawiła przed sobą dana instytucja. Działając w ten sposób, instytucje same mogą się przyczynić do wyeliminowania z konkursu jego uczestników o najwyższym potencjale. Należy pamiętać, że konkurs na wykonawcę wystawy multimedialnej nie jest łatwy dla jego uczestników. Wymaga on od nich bardzo dużych nakładów pracy, czasu i środków finansowych – wiele instytucji o tym zapomina. Tymczasem często zdarza się również, że instytucje nie dają firmom wystarczająco dużo czasu na przygotowanie swoich prac.

Wojciech Florczyk: Zazwyczaj na pierwszym etapie firma oceniana jest pod kątem kryteriów dostępowych i dopóki nie dostanie oficjalnego, formalnego zaproszenia, nie może złożyć pracy konkursowej. Same konkursy często ogłaszane są z około dwumiesięcznym wyprzedzeniem, ale samo zaproszenie dostaje się na około 3-4 tygodnie przed ostatecznym terminem składania prac. W efekcie przez pierwsze 4-5 tygodni nie ma pewności czy uzyska się zaproszenie do konkursu, więc firmy rzadko podejmują ryzyko rozpoczęcia prac nad zgłoszeniem. Pamiętajmy, że samo przygotowanie pracy konkursowej, to kosztowne przedsięwzięcie. Średni koszt może zamknąć się w kwocie kilkudziesięciu tysięcy złotych. Oczywiście w przypadku eskpozycji multimedialnej jest to uzależnione od jej skali albo wymagań konkursowych.

Przechwytywanie

Wojciech Florczyk: W przypadku Muzeum II Wojny Światowej wszystko to było bardzo dobrze opisane. Twórcy Muzeum mieli jasną i klarowną wizję, którą chcieli zrealizować dlatego od strony merytorycznej ten konkurs był dobrze opracowany. Jego przedmiotem było opracowanie kilku aplikacji i filmu. Strona merytoryczna – scenariusze – były już gotowe więc do zadań konkursowych należało opracowanie formy i sposobu narracji. I to one były oceniane – dzięki temu mogliśmy się wykazać w tym, w czym się specjalizujemy.

Potwierdza to Rafał Wnuk, który podkreśla jak ważna jest klarowna wizja tego, co chce się w muzeum pokazać. Dopiero po jej opracowaniu i zaplanowaniu scenografii możliwe jest skupienie się na formie przedstawienia danych materiałów, a co za tym idzie – rozpisanie odpowiedniego konkursu, co do którego – również po stronie instytucji – pojawiają się konkretne oczekiwania. Jego zdaniem najważniejszą rzeczą, bez której żadna firma nie powinna zaczynać prac przy ekspozycji multimedialnej, jest dokładne poznanie opowiadanej historii, niezależnie od tego czego ona dotyczy. Mimo, iż zadaniem firmy kreatywnej jest przede wszystkim nadanie formy, która ułatwi prezentację i odbiór danej opowieści, nie da się zrobić tego w interesujący i ujmujący sposób, jeśli wcześniej samemu nie zrozumie się tego, czego ona dotyczy.

LeniRefenstal

Rafał Wnuk: Trzeba wczytać się w historię. Nie ważne czy będzie to historia wojny, grupy ludzi, znaczka pocztowego czy piwa. Aby zaproponować interesujący storytelling, każdą z tych historii należy starannie przestudiować , jednocześnie starając się zrozumieć też to, co chce przekazać w ten sposób inwestor. Oczywiście jest to bardzo trudne i może generować problemy. Stykają się tutaj ludzie z różnych światów – z jednej strony mamy plastyków, artystów i informatyków, a z drugiej zawodowych historyków, inżynierów, często także reprezentantów władz miejskich i decydentów politycznych. Środowiska te mogą mieć odmienne wrażliwości i wyobrażenie o tym czym jest muzeum. Poznanie i zaakceptowanie  wzajemnych oczekiwań jest niezbędne.  Równie ważne jest wypracowanie wspólnego  języka. I nie chodzi tu wyłącznie o pojęcia techniczne, ale także, a może przede wszystkim podobne rozumienie pojęć abstrakcyjnych. 

Pracownicy firm kreatywnych powinni zatem wykazać się nie tylko kreatywnością, ale głównie bardzo dużą empatią, umiejętnością słuchania i odpowiedniego wykorzystywania otrzymanych informacji. Robert Wnuk dodaje także, że w takim samym stopniu dotyczy to również instytucji, jako drugiej strony. Oczywistym jest bowiem brak identycznej wizji i wiedzy od samego początku. Co za tym idzie, należy mieć świadomość braków partnera. Wszystkiego trzeba się nawzajem nauczyć, bez przekonania o tym, że wie się lepiej, tylko dlatego, że jest się historykiem i pracownikiem muzeum albo na co dzień obcuje się z multimediami.

Przechwytywanie2

Rafał Wnuk: Nigdy nie miałem wątpliwości, iż w centrum muzealnej opowieści, to od czego się w niej wychodzi, jest świadek historii, przedmiot, realnie istniejący obiekt. Natomiast multimedia są wykorzystywanym tutaj sposobem opowiadania, mają  ułatwić budowanie narracji, a nie zastępować jej  najważniejsze elementy. New Amsterdam również doskonale to rozumiał i dostosował się naszego myślenia o muzeum. Zaproponował taki sposób wykorzystania  multimediów, który moim zdaniem doskonale się sprawdził i mam nadzieje będzie przekonujący i atrakcyjny dla  zwiedzających nasze  Muzeum.

Tekst powstał w ramach realizacji projektu „Jak upowszechniać cyfrowe dziedzictwo?” wspieranego przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Pełne studium przypadku znajdziesz pod adresem http://ekultura.org/wp-content/uploads/2017/04/raport-wirtualne-muzea___miiws.pdf. Wkrótce opublikujemy kolejny fragment tego opracowania, w którym opiszemy poszczególne etap prac nad przygotowaniem stanowisk multimedialnych będących podstawowymi elementami wystawy.