W 2016 roku ekultura realizowała studia przypadków dobrych praktyk wdrażania nowych technologii do działań instytucji kultury w Polsce. Jedną z badanych inicjatyw była współpraca Muzeum II Wojny Światowej w Gdańsku z firmą New Amsterdam. Współpraca ta dotyczyła stworzenia największej w Polsce interaktywnej i multimedialnej wystawy stałej w siedzibie MIIWŚ. Całość tego opracowania znajdziecie pod adresem: http://ekultura.org/wp-content/uploads/2017/04/raport-wirtualne-muzea___miiws.pdf. W tym artykule prezentujemy Wam fragment studium, w którym przedstawiamy poszczególne etapy prac nad przygotowaniem stanowisk multimedialnych, począwszy od opracowania scenariusza, poprzez wybór materiałów archiwalnych, aż po montaż stanowisk. Opowiemy także o specjalistach bezpośrednio zaangażowanych w prace po obu stronach i konieczności utrzymywania stałego kontaktu.

Stała współpraca i przygotowanie stanowisk multimedialnych

Zarówno dla Muzeum II Wojny Światowej, jak i New Amsterdam, konkurs był jedynie początkiem współpracy. Punktem wyjścia, w oparciu o który ustalony został określony czas na wykonanie wszystkich zaplanowanych elementów multimedialnych. Prace rozpoczęły się w czerwcu 2013 roku i początkowo sugerowano, że powinny zakończyć się w przeciągu 15 miesięcy. Jednak ze względu na opóźnienia budowlane, czas ten został wydłużony, do końca 2016 roku. Zdaniem Wojciecha Florczyka z pewnością można w tej sytuacji mówić o zwiększonym komforcie pracy i okazji do jak najlepszego dopracowania wszystkich szczegółów. Jednak jednocześnie jest on przekonany, że wywiązanie się z zadania zgodnie z pierwszymi ustaleniami byłoby możliwe mens jogging suits. W dużej mierze przyczynił się do tego bardzo dobry, regularny i przyjacielski kontakt pomiędzy partnerami oraz doświadczenie New Amsterdam w realizowaniu tego typu przedsięwzięć; ale kluczową rolę odgrywała tu liczba zmotywowanych do działania ludzi po obu stronach.

Po stronie Muzeum II Wojny Światowej był to zespół około 20 osób, historyków i pracowników naukowych. To właśnie oni byli odpowiedzialni za przygotowywanie scenariusza merytorycznego, dobieranie materiałów archiwalnych i układanie treści w odpowiedniej kolejności. Do ich zadań należało także recenzowanie przygotowywanych prac. Spośród wszystkich tych osób, 10 nieustannie tworzyło wystawę i pozostawało w kontakcie z 3-4 przedstawicielami New Amsterdam – właścicielem firmy, dyrektorem kreatywnym, opiekunem projektu oraz filmowcem. Jednak przez cały okres trwania projektu, na różnych jego etapach, w prace zaangażowanych było łącznie blisko 70 osób, zatem wszyscy pracownicy firmy. Oczywiście nie pracowali oni jednocześnie, jednak ze względu na ich różne umiejętności, na każdym z etapów ktoś był potrzebny i każda z osób przyczyniła się do efektu końcowego.

Wojciech Florczyk: Najważniejsze są oczywiście osoby, które projektują. My taką osobę nazywamy „content designer”, choć tych określeń jest dużo. Jest to osoba, która patrząc na merytorykę myśli o niej pod kątem edukacyjnym i narracyjnym. Zastanawia się nad tym w jaki sposób poprzez dane stanowisko czy film przekazać najważniejsze wiadomości. Content designer współpracuje oczywiście z zespołem od animacji i grafikami, a ci z najróżniejszymi programistami. Na końcu pojawiają się wdrożeniowcy, odpowiedzialni przede wszystkim za administrowanie sprzętem, zapobieganie i rozwiązywanie ewentualnych problemów na styku IT i Audio-Video. Potrzebne są też osoby uzupełniające systemy do zarządzania treścią oraz specjaliści od każdego sposobu komunikowania, np. dźwiękowcy. W zespole może znaleźć się także UX designer. Każdy ma swój obszar działania. Nad wszystkim czuwają managerowie projektu.

Z punktu widzenia Wojciecha Florczyka, dla powodzenia tego typu przedsięwzięcia, niezależnie od liczby zaangażowanych w nie osób, konieczna jest bardzo dobra organizacja pracy. W ramach omawianej współpracy polegała ona na wyznaczeniu sobie czterech, bardzo konkretnych etapów działania.

Wojciech Florczyk: Wyznaczyliśmy sobie 3 etapy produkcyjne i ostatni etap instalacyjny. Pierwszy etap to przygotowanie scenariusza, zatem opracowanie merytoryki, dokładny wybór materiałów archiwalnych oraz określenie co i w jaki sposób ma zostać zwizualizowane. Jest to tak naprawdę najważniejszy etap, bowiem to od niego zależy powodzenie kolejnych etapów projektu. Np. w oparciu o wybrane tutaj materiały, opracowywany jest voice over (czyli narracja czytana przez lektora), nadający tempo wszystkim filmom. To do niego dostosowywane są obrazy. Inaczej mówiąc –  zarówno filmy, animacje, jak i aplikacje mają swoją narrację rozłożoną w konkretnym czasie. Dlatego należy pamiętać, że modyfikacja nawet jednego elementu, przykładowo ze środka filmu, powoduje, że trzeba zmodyfikować całość, wszystkie jego warstwy. Przerzucając fragment filmu z trzeciej minuty do drugiej, dokładnie tak samo musimy przerzucić dźwięk i lektora, którego najczęściej w takiej sytuacji należy nagrywać ponownie. Podobnie dzieje się w momencie skracania filmu. Wszystko trzeba na nowo do siebie dopasowywać. A dokonywanie takich zmian może powodować degradację jakości całego produktu. Podsumowując, ten pierwszy etap prac ma służyć dokładnemu określeniu co jest do zrobienia, z uwzględnieniem wszystkich parametrów, żeby do minimum ograniczyć konieczność dokonywania zmian w danym materiale. W tym miejscu warto też dodać, że niektóre archiwalia są nie do zdobycia, co może stanowić kolejny problem. Mimo tego, że dany element uwzględniliśmy w scenariuszu, może się okazać, że nie jesteśmy w stanie go pozyskać. Dlatego już w momencie przygotowywania scenariusza dobrze jest wstępnie określić jakie materiały możemy pozyskać i z jakimi kosztami się to wiąże, aby uniknąć sytuacji, w której konieczna jest podmiana materiału i aby koszty nie były zaskoczeniem dla instytucji.

 Drugi etap, najdłuższy (w naszym przypadku trwał około 1,5 roku), polega na przygotowaniu „mock-upu” (szkic, makieta). Nazywamy go w ten sposób, ponieważ do czasu pozyskiwania praw autorskich i docelowych materiałów archiwalnych pracujemy na plikach podglądowych. Pozwalają nam one na konkretne ustalenie długości materiału filmowego czy audio potrzebnego do danego elementu. Jest to bardzo istotne jeszcze przed udaniem się do archiwum, ponieważ tam płaci się za konkretne minuty, więc to też dobry sposób na ograniczenie kosztów. To samo dotyczy zdjęć, przy których trzeba zastanowić się, która z rozdzielczości, mniejsza czy większa, będzie nam potrzebna. Staramy się zatem wcześniejszy scenariusz zamienić już na konkretny materiał, czyli film, animację, aplikację, dźwięk. Związane jest to z ciągłymi spotkaniami w grupach, podgrupach, dyskusjami z osobami odpowiedzialnymi za projekt od strony merytorycznej i ustalaniem priorytetów. Wymagało to ogromu pracy, a scenariusz ulegał ciągłym modyfikacjom, ale to był jeszcze moment, w którym na zmiany mogliśmy sobie pozwolić, właśnie dlatego, że pracowaliśmy na plikach podglądowych, z lektorem technicznym. A wszystko to służyło temu, żeby wypracować już konkretną formę filmu czy aplikacji.

Etap trzeci polega na zamianie „mock-upu” w wersję docelową. Zatem zamawiane są materiały w wysokiej rozdzielczości, już bez znaków wodnych, nagrywany jest finalny lektor i dokonywana korekta wszystkich materiałów tekstowych wraz z ich tłumaczeniami. To również czas, w którym dokonywane są finalne szlify: postprodukcja, korekcja koloru i testy.

Ostatnim etapem jest instalacja. Wydawać by się mogło, że skoro wszystko jest już przygotowane, to sam montaż jest bardzo prosty. Wbrew pozorom jest to najtrudniejszy etap, w którym pojawia się najwięcej komplikacji i problemów. Dzieje się tak dlatego, że dopiero w momencie instalacji mamy po raz pierwszy do czynienia z miejscem docelowym, w którym dany materiał: film, projekcja czy aplikacja ma działać. Ekspozycja multimedialna nie jest tak uniwersalna jak film nagrany płytę dvd, musi być doskonale dopasowana do konkretnej przestrzeni. Skoro więc planowaliśmy mapping, musimy pamiętać o tym, że będzie on wyświetlany na konkretną scenografię i dopiero kiedy będzie ona gotowa będziemy mogli sprawdzić czy wszystko, zarówno po naszej stronie, jak i po stronie twórców scenografii, zostało dobrze zaprojektowane. Przekonujemy się w stu procentach czy został dobrany odpowiedni sprzęt i czy wszystko jest ze sobą zsynchronizowane. Nie ma możliwości sprawdzenia tego wcześniej. Można robić oczywiście jakieś przymiarki, ale to są tylko testy, a prawdziwy, finalny efekt uzyskamy dopiero na miejscu.

Warto podkreślić, jak ważne jest to, aby zapewnić odpowiednie warunki do zamontowania wszystkich elementów ekspozycji. Pierwszą rzeczą, o której trzeba tutaj pamiętać jest praktycznie skończony już plac budowy, bez pojawiających się tam innych ekip budowlanych czy montażowych. Jest to niezbędne, aby można było wszystko spokojnie, bez przeszkód przetestować, nie tylko pod kątem tego czy wszystkie komputery, reflektory, projektory ze sobą współgrają, ale też czy wyświetlają odpowiednie materiały w odpowiedni sposób, a ich działania nie zakłóca żaden inny element scenografii. Z tym z kolei związany jest najważniejszy warunek – czas. Wyraźnie mówi o tym Florczyk, zaznaczając, że nie można zainstalować wystawy w ciągu 2-3 dni. Pracę trzeba zacząć z odpowiednim wyprzedzeniem – w przypadku tak dużej ekspozycji jak ta w Muzeum II Wojny Światowej, nawet kilkumiesięcznym. Oczywiście teoretycznie kilkudniowy montaż jest możliwy, wiąże się on jednak z nieustającą pracą wielu ludzi, znajdujących się pod dużą presją, a tym samym z niepotrzebnym pośpiechem i ryzykiem, popełnienia lub niezauważenia błędu. Doprowadzenie do takiej sytuacji może byś postrzegane jako nieład organizacyjny ze strony inwestora.

Fot. Krzysztof Mystkowski / KFP

Przy tym wszystkim trzeba mieć świadomość tego, że ekspozycja multimedialna jest skomplikowanym systemem informatycznym podłączonym do sieci, który Florczyk porównuje do serwerowni. Montaż ten nie będzie zatem tak prosty jak podłączenie telewizora czy innego sprzętu Audio-Video w domu. Pewne błędy są więc nieuniknione, ale wszystkiemu można zaradzić, właśnie pod warunkiem, że ma się na to czas. Czas na poprawne podłączenie, ustawienie odpowiednich parametrów czy zamontowanie danego elementu pod właściwym kątem. Bardzo ważny jest również czas na testy z końcowymi użytkownikami, ponieważ nawet doświadczony designer nie jest w stanie wszystkiego zauważyć. Tutaj potrzebne jest wsparcie grup testowych, które korzystając z czegoś będą mogły stwierdzić co jeszcze można poprawić.

W związku z tym, że ekspozycja multimedialna pod względem technicznym jest po prostu systemem informatycznym, wymaga także odpowiedniego zarządzania. Dlatego też bardzo ważne jest to, aby instytucja zaangażowała po swojej stronie służby informatyczne, które już na etapie instalacji będą nadzorowały czy wszystko odbywa się zgodnie z polityką informatyczną instytucji, a później będą także odpowiedzialne za konserwację sprzętu.

Wojciech Florczyk: Niestety to jest coś o czym nikt w momencie pisania wniosku czy budżetu nie pamięta. Przedstawicielom instytucji wydaje się, że ekspozycję tworzy się do momentu otwarcia, a później ona będzie po prostu działać. Natomiast to jest sprzęty multimedialny, na dodatek bardzo skomplikowany pod względem technicznym. Wymaga więc odpowiedniej konserwacji i zarządzania przez specjalistów. Co więcej, poszczególne elementy, działając kilkadziesiąt godzin w tygodniu zwyczajnie wymagają zrestartowania lub po prostu się psują i zużywają. A instytucje często są bardzo zaskoczone tym, że np. lampa w projektorze wypala się po roku i nie są przygotowane finansowo na ich wymianę, zwłaszcza jeśli tych lamp na wystawie jest bardzo dużo. Taka lampa może kosztować nawet około 2 tys. złotych. To z kolei skutkuje tym, że instytucje wręcz nie chcą korzystać z multimediów, twierdząc że są z nimi same problemy. A tak naprawdę ten problem tkwi nie w multimediach, tylko źle przygotowanym projekcie zakładającym ich wykorzystanie.

W kwestii etapów produkcyjnych Rafał Wnuk ma bardzo podobne wyobrażenia. Niejednokrotnie wskazuje on na istotność rozpoczęcia jakichkolwiek prac, czy to koncepcyjnych, czy już stricte projektowych, od przygotowania szczegółowego scenariusza, uwzględniającego zwłaszcza materiały archiwalne. Jednak z punktu widzenia współpracy bardzo ważne jest również to, co podkreślał także Florczyk, iż szczególną uwagę należy zwrócić na możliwość przeprowadzenia testów poszczególnych elementów. Mówiąc o testach ma na myśli nie tylko te odbywające się przed uruchomieniem wystawy, ale głównie jej późniejszą, dokładną obserwację. Monitorowanie tego jak płynny i wytrzymały jest system.

Rafał Wnuk: Czas na testowanie jest oczywiście bardzo ważny. Jeszcze nikt wcześniej nie uruchamiał w Polsce tak dużej wystawy, więc trzeba mieć świadomość tego, że te testy będą trwały. Można zaplanować  odpowiednią moc  oświetlenia  i poziom wilgotności w gablotach, można w określony sposób zaprogramować każdy element, by działał tak jak powinien, ale czy tak rzeczywiście będzie, okaże się dopiero w pierwszym okresie funkcjonowania Muzeum. Coś co działa w podczas tych pierwszych testów, gdy dotyka tego jedna osoba , może działać zupełnie inaczej jeśli będzie to robiło przykładowo tysiąc osób każdego dnia. Nie wiem jakie będą wtedy reakcje systemu. Nie wiem czy pojawią się jakieś przeciążenia, czy nie. Tego nie jesteśmy w stanie sprawdzić wcześniej, stąd niezwykle ważny będzie  monitoring wystawy już w trakcie jej normalnego funkcjonowania.

***

Dobre praktyki w ramach poszczególnych etapów pracy

1. Poświęcenie, po stronie firmy, czasu na dokładne zapoznanie się z prezentowaną na wystawie historią.
2. Opracowanie precyzyjnego scenariusza ekspozycji.
3. Uwzględnienie w scenariuszu wszystkich materiałów, które chce się wykorzystać.
4. Dokładne określenie, które z tych materiałów można zdobyć, zwłaszcza jeśli pozyskiwane będą z archiwów zagranicznych – ważnym jest tu element związany ze zdobyciem odpowiednich praw autorskich.
5. Określenie, jaki zakres materiału archiwalnego będzie potrzebny i w jakiej jakości – związane są z tym koszty jego pozyskania, bowiem w większości archiwów płaci się za minuty/rozdzielczość.
6. Świadomość procesu produkcji i wszystkich jego etapów wraz z konsekwencjami – dostarczenie finalnych materiałów w odpowiednim momencie, niewymaganie wprowadzania zmian w gotowym już filmie lub aplikacji.
7. Zapewnienie firmie czasu i środków na pozyskanie materiałów archiwalnych, jeśli to ona ma być odpowiedzialna za ten etap pracy.
8. Stałe konsultacje pomiędzy partnerami w zakresie merytorycznym.
9. Zadbanie o łatwą i intuicyjną nawigację po interfejsie, w tym o jej aspekt estetyczny – przyjęcie tego samego schematu graficznego we wszystkich projektowanych stanowiskach.
10. Świadomość, że ekspozycja multimedialna jest systemem informatycznych, na którego instalację i przetestowanie potrzeba odpowiedniej ilości czasu.
11. Zadbanie o to, aby do czasu instalacji ekspozycji na placu budowy nie odbywały się żadne prace innych ekip.
12. Zatrudnienie specjalistów do późniejszego zarządzania ekspozycją multimedialną.
13. Niewymaganie od firmy tworzenia zupełnie nowych rozwiązań – lepszym rozwiązaniem będzie zastosowanie przetestowanych już rozwiązań, co do których istnieje przekonanie o ich skuteczności i ich dopasowanie do konkretnego projektu.
14. Stosowanie zunifikowanych rozwiązania – zapewni to łatwiejsze zarządzanie wystawą.
15. Świadomość eksploatacji i konieczności wymiany poszczególnych sprzętów lub dokonywania ich aktualizacji.